Latest Posts

Asystentka to nie sekretarka!

Zawód asystentki często utożsamiany jest błędnie z zawodem sekretarki. Przyjmowanie gości, parzenie kawy czy odbieranie telefonów to częste wyobrażenie zakresu obowiązków asystentki dyrektora. I choć jest to po części zawód pokrewny sekretarce, jednak pozycja i praca asystentki jest zupełnie inna.

Stanowisko asystenckie wymaga zdecydowanie więcej kompetencji i zaawansowanych predyspozycji niż stanowisko sekretarki.Od asystentki oczekuje się wyższego wykształcenia. Kompetencje asystenckie są również dużo szersze i poważniejsze. Jest to stanowisko samodzielne, często bardzo niezależne. Asystentki pełnią niejednokrotnie funkcję „prawej ręki”, doradzają prezesom czy członkom zarządu. Potrafią aktywnie uczestniczyć w planowaniu strategii działań firmy.

W zawodzie tym niezmiernie ważnymi są cechy osobowościowe takie jak: dokładność, systematyczność, perfekcyjna organizacja czasu pracy. Nie mniej ważnymi są dyskrecja i zaangażowanie. W fachu asystentki dyrektora zawsze liczy się dotychczasowe doświadczenie. To właśnie przepracowane lata są gwarancją szeroko rozwiniętych talentów interpersonalnych: umiejętności pracy w grupie, szybkiego reagowania, komunikatywności. Asystentka musi być samodzielna i szybko i trafnie podejmować niezależne decyzje. Jest także twarzą reprezentacyjną firmy – musi wykazywać się niegnanym wyglądem i prezencją.

„Prawa ręka szefa” – ile zarabia?

Według badania przeprowadzonego przez pewien internetowy portal, wynagrodzenia sekretarek, asystentów i recepcjonistów są bardzo zróżnicowane. Wiele zależy od miejsca zatrudnienia, rodzaju firmy, jej wielkości oraz branży zatrudnienia danej osoby. Ogólna zasada jest taka, że im wyższemu szczeblowi zarządzania podporządkowana jest asystentka lub sekretarka, tym wyższe są jej zarobki. Ile w takim razie zarabia „prawa ręka szefa”?

b44Odpowiedź jest prosta „coraz więcej”, jednak należy przyznać, że zawód ten nigdy nie znajdował się wśród tych najlepiej płatnych. Jak wspomniano nieco wyżej, na najwyższe zarobki mogą liczyć osoby wspomagające pracę przełożonych z wyższych szczebli zarządzania. Asystentka dyrektora z ponad dwuletnim stażem może liczyć na zarobki w granicach 5 tysięcy złotych, asystentka – 3,5 tysiąca złotych, a sekretarka 3,3 tysiące złotych.

Duże znaczenie ma branża, w której pracuje asystentka czy sekretarka. Dysproporcje w wysokości wynagrodzenia są tutaj bardzo dużo. Najniższe wynagrodzenie otrzymują sekretarki z branży elektronicznej i elektrotechnicznej (2,3 tysiące złotych), dużo wyższe np. w branży spożywczej (4 tysiące zł). Wśród recepcjonistek najgorzej opłacane są te w branży spożywczej (2,6 tysiąca złotych), najlepiej – w branży motoryzacyjnej (prawie 7 tysięcy zł).

Należy się wolne!

Dziś po południu w końcu mam wolne. Czeka mnie prawdziwie wolne popołudnie bez dziwnych telefonów od dyrektora, którego jestem asystentką. W normalne dni nie mam co liczyć na odpoczynek po pracy od pracy. Dyrektor lubi do mnie dzwonić niemal dwadzieścia cztery godziny na dobę i pytać o to, co mu akurat wpadło do głowy. Na początku strasznie się na to denerwowałam, ale z czasem się przyzwyczaiłam. W końcu to moja praca, a że dostaję za nią bardzo wysoką pensję to nie mam na co narzekać. Póki jestem młoda i bez zobowiązań mogę pozwolić sobie na bycie na każde zawołanie szefa. Gdy zacznie mi to przeszkadzać – zrezygnuję z pracy.

P44Dzisiaj wieczorem dyrektor ma ważny bankiet, na który wybiera się razem ze swoją żoną. Przez kilka godzin na pewno nie będzie mnie więc męczył telefonami, mailami i smsami. Na bankiecie nie wypada korzystać z telefonów komórkowych – wszyscy udają wtedy, że są mniej uzależnieni od telefonu i Internetu niż jest w rzeczywistości, asystent dyrektora Jelenia Góra.

Bankiet dyrektora oznacza dla mnie parę godzin dla siebie i tylko dla siebie. Mam zamiar z nich skorzystać i w końcu wybrać się do SPA. Marzy mi się jakiś długi masaż całego ciała, maseczki i jakieś zabiegi na twarz. Należy mi się za tą harówkę każdego dnia!

Dużo mnie to kosztuje

Praca w zawodzie asystenta dyrektora to prawdziwe urwanie głowy. Gdybym wiedział, że z chwilą zajęcia tego stanowiska skończy się moje życie osobiste, dwa razy zastanowiłbym się czy aby na pewno stać mnie na takie poświęcenie. Podejrzewałem, że praca asystenta nie będzie prostym zadaniem, ale nie spodziewałem, że będzie mnie kosztowała aż tak wiele.

Too much workAsystentem dyrektora jestem od czterech miesięcy. Początkowo wydawało mi się, że złapałem Pana Boga za nogi, a niewyrabianie się z obowiązkami zawodowymi wynika z mojego braku doświadczenia. Niestety, im dłużej zajmowałem się sprawami dyrektora i firmy tym wcale obowiązków nie ubywało. Nie wiem jak poradziłbym sobie z nimi wszystkimi, gdyby nie szybkie dostosowanie się do nowych warunków i nie nauczył się szybko obchodzić niektórych rzeczy na skróty, asystent dyrektora Pruszków.

Czasem sobie myślę, że już dłużej nie wytrzymam i zaraz odejdę z firmy. Do tej pory jakoś udawało mi się rano wstawać i chodzić do pracy, ale nie wiem ile to jeszcze potrwa. Marzy mi się jakaś spokojniejsza i mniej wymagająca praca. Znam wielu ludzi, którzy na ilość obowiązków zawodowych nie narzekają. Znam nawet paru asystentów, którzy są bardzo zadowoleni ze swoich posad. Może po prostu trafiłem na jakąś felerną firmę? To by był ogromny pech!

Środowisko pracy

q44bMiejscem pracy asystenta dyrektora jest pomieszczenie zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie gabinetu dyrektora w instytucjach, urzędach, przedsiębiorstwach i innych organizacjach funkcjonujących w różnych sektorach gospodarki. Praca jest wykonywana na stanowisku wyposażonym w urządzenia biurowe (komputer, drukarka, telefon, fax, skaner, kserokopiarka). Jest to wielogodzinna praca w pozycji siedzącej, dlatego szczególnie ważne jest zorganizowanie stanowiska zgodnie z zasadami BHP, ochrony ppoż. i wymaganiami ergonomii.

Zagrożeniem dla zdrowia występującym na tym stanowisku jest obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, narządu wzroku oraz zaburzenia psychosomatyczne związane ze stresem i odpowiedzialnością. Czas i miejsce pracy związane są bezpośrednio z pracą dyrektora, co wymaga od asystenta dużej dyspozycyjności. Asystent pracuje samodzielnie, ale w celu realizacji zadań musi współpracować z innymi pracownikami oraz kontrahentami, asystent dyrektora Lubin.

Jak zostać asystentem dyrektora i czym ta praca się charakteryzuje?

q44Do podjęcia pracy w zawodzie asystenta dyrektora wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie ogólnokształcące lub średnie zawodowe o kierunkach związanych z marketingiem, reklamą lub ekonomią.  W zależności od branży może być wymagane wykształcenie kierunkowe zawodowe. Pracodawcy najczęściej wymagają jednak wykształcenia wyższego o kierunkach związanych z prawem, zarządzaniem, marketingiem, reklamą, administracją, ekonomią. Bardzo istotne jest również doświadczenie zawodowe, ponieważ umiejętności wymagane do wykonywania zawodu zdobywa się poprzez przyuczenie na stanowisku pracy. W zależności od przedsiębiorstwa i branży pracodawcy mogą wymagać również znajomości języka obcego, właściwego dla prowadzonej działalności. Wskazane jest również posiadanie prawa jazdy kategorii B. Asystent dyrektora powinien uczestniczyć w szkoleniach i kursach wewnętrznych, jak i organizowanych przez instytucje szkoleniowe, doskonaląc swoje umiejętności interpersonalne, obsługę programów z pakietu biurowego oraz z zakresu zarządzania, marketingu i reklamy.

Asystent dyrektora jest zawodem o charakterze biurowym. Jego praca polega na organizowaniu i koordynowaniu spraw związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem stanowiska dyrektora w organizacji. Zadaniem asystenta jest prowadzenie terminarza, organizowanie i uzgadnianie czasu pracy dyrektora oraz przygotowywanie dla niego raportów, prezentacji, analiz i zestawień. Asystent organizuje oraz obsługuje spotkania i konferencje, jak również podróże służbowe dyrektora. Zapewnia i koordynuje przepływ informacji, w tym również telefonicznej i mailowej oraz obieg dokumentów. Dba o wygląd biura i urządzeń biurowych. Może reprezentować dyrektora zarówno wobec współpracowników wewnątrz zakładu pracy, jak i wobec kontrahentów zewnętrznych – na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, asystent dyrektora Leszno.

Wyręczanie dyrektora

w44W większości przypadków funkcja asystenta dyrektora ogranicza się do załatwiania jego spraw służbowych i tych związanych z działalnością firmy. Tak wygląda mój profil zawodowy przez niemal cały rok kalendarzowy. Przed Świętami Bożego Narodzenia ulega on pewnym modyfikacjom w kierunku prywatnego, osobistego asystenta do spraw wszelkich. Dyrektor mojej firmy nie należy do osób, które przejmują się czymś tak błahym jak robienie prezentów swoim bliskim, aczkolwiek zależy mu na tym, by te prezenty były. Skoro nie chce Ci się biegać po sklepach, a prezenty musisz mieć to co robisz? No właśnie – wysyłasz swoją asystentkę na zakupy (oczywiście o ile taką masz)!

Gdy po raz pierwszy dyrektor wspomniał o tym, że chciałby mi zlecić zrobienie prezentów dla jego najbliższych to myślałam, że żartuje. Miałam nadzieję, że to taki bardzo głupi żart, asystent dyrektora Ostrów Wielkopolski.

Niestety żartem to nie było i nie chcąc stracić pracy musiałam wybrać się na zakupy i zrobić prezenty komuś, kogo tak naprawdę nie znałam. Nie miałam zielonego pojęcia czym interesują się dzieci dyrektora i co lubi jego żona. Sam dyrektor nie wiedział co powinnam wybrać, dlatego cała odpowiedzialność spoczywała na mnie.

Nie zliczę ile razy podczas biegania po galerii miałam ochotę zadzwonić do dyrektora i powiedzieć mu, że rzucam pracę i niech sam sobie biega za prezentami dla swojej rodziny. Gdyby nie duży kredyt hipoteczny na pewno bym to zrobiła!

Zdradzone zaufanie

Jeszcze niedawno byłem przekonany, że jako asystent dyrektora sprawdzam się wręcz wspaniale. Nigdy nikt nie powiedział złego słowa o sposobie wykonywania przeze mnie obowiązków zawodowych. Mój przełożony, pan dyrektor, wydawał się być zadowolony, że jego prawą ręką jest mężczyzna. Niby przyjęło się, że na stanowiskach asystenckich królują kobiety, jednak u nas w firmie asystentem zostałem ja.

w44Starałem się być najlepszą prawą ręką z możliwych, asystent dyrektora Mielec. Dla swojego przełożonego byłem w stanie zrobić niemal wszystko, nawet wstać w środku nocy i odebrać go z jakiejś imprezy, co też raz miało miejsce. Ku mojemu zdziwieniu, moje poświęcenie pracy i dyrektorowi nie zostało jednak docenione, bo po trzech miesiącach okresu próbnego pożegnałem się z firmą.

Jako oficjalną przyczynę zwolnienia podano niewywiązywanie się ze służbowych obowiązków, choć muszę przyznać, że nie do końca rozumiem dlaczego tak napisano. Przecież ja robiłem wszystko to, co mi kazano, a nawet więcej. Jeśli nagrodą za poświęcenie się pracy ma być utrata stanowiska to ja dziękuję za takie poświęcanie się i na pewno już nigdy nie zaangażuję się tak bardzo w żadną pracę. Zraziłem się bardzo i nie wiem czy kiedykolwiek na nowo odbuduję swoje zaufanie do pracodawców.

Dlaczego warto

44Dobra asystentka dyrektora, posiadająca wyższe wykształcenie, znająca języki obce i mająca doświadczenie w branży potrafi zarobić naprawdę niezłe pieniądze. Jako prawa ręka szefa często jest jedną z najważniejszych osób w firmie, z którą liczyć się muszą niemal wszyscy – nawet kierownicy poszczególnych biur. To ona umawia na spotkanie z dyrektorem, planuje jego grafik i pomaga w realizacji planów, dlatego warto z nią żyć dobrze. Ważna funkcja w firmie przekłada się na wysokie zarobki. Oczywiście wynagrodzenie w tym zawodzie zależy nie tylko od wykształcenia i doświadczenia zawodowego asystentki, ale również od innych czynników, niekoniecznie związanych z samym pracownikiem.

Jak łatwo się domyślić, asystentka dyrektora w Warszawie zapewne będzie mogła ubiegać się o wyższe wynagrodzenie niż np. asystent dyrektora Świętochłowice. Oczywiście nie jest to regułą i wiele zależy również od polityki firmy, jej wielkości, tempa rozwoju i tak dalej. W wielu mniejszych miastach Polski da się znaleźć firmy bogate, które potrafią docenić finansowo swoich pracowników. Z drugiej strony, w stolicy kraju spotkać możemy oszczędnych dyrektorów, którzy jak mogą tak minimalizują pensje swoich pracowników i nie zwracają uwagi na ich predyspozycje.

Uważam, że zawód asystentki dyrektora jest świetnym rozwiązaniem dla wielu młodych, wykształconych kobiet poszukujących pracy dla siebie. Gdyby nie to, że posiadam już zadowalającą mnie pracę sama pewnie rozejrzałabym się za podobnym stanowiskiem pracy.

Żadna różnica

a44Praca w zawodzie asystentki dyrektora praktycznie niczym nie różni się od pracy asystentki zarządu, którą wykonywałam przez ostatnich kilka lat aż do momentu, gdy moją byłą firmę rozwiązano ze względów finansowych. Po utracie tej pracy byłam zmuszona na nowo zagłębić się w lokalnym rynku pracy i wziąć za poszukiwania pracodawcy. Jakoś wiedziałam, że w moim przypadku znalezienie nowej pracy nie będzie bardzo trudne, bo miałam bogate doświadczenie zawodowe. Nie pomyliłam się w swoich przewidywaniach, bo już po kilku pierwszych dniach rozsyłania CV dostałam zaproszenie na trzy rozmowy kwalifikacyjne.

Oferty pracy otrzymałam z dwóch firm i wybrałam tę, która wydawała mi się ofertą lepszą, nie tylko pod kątem finansowym. Firma, w której pracuję jako asystentka dyrektora Piekary Śląskie oferowała nie tylko wyższą pensję, ale również lepsze bonusy i bogatszy pakiet socjalny. Do tego dyrektor, z którym będę pracowała, wydaje mi się bardzo sympatyczny i przystępny, a to już połowa sukcesu. Nie chciałabym pracować z kimś, kto swoim zachowaniem wzbudza we mnie niechęć. Żeby współpraca między dyrektorem a jego asystentką dobrze się układała musi być pomiędzy nimi jakaś nić sympatii. Tak uważam.

Pracę w nowej firmie rozpoczynam od przyszłego poniedziałku. Na początku przejdę jakieś krótkie szkolenie (zupełnie niepotrzebne, ale wymagane), a później zabiorę się do pracy.