Latest Posts

Asystent dyrektora centrum logistycznego – na czym polega praca osoby na tym stanowisku i czego się od niej oczekuje?

asystent dyrektora centrum logistycznegoOsoba pracująca na stanowisku asystenta dyrektora centrum logistycznego musi stawić czoła wielu zadaniom, które niekiedy są bardzo trudne i skomplikowane. Wśród wymienianych zadań przez pracodawców znajdują się poniższe obowiązki. Prace administracyjne, które są związane z bieżącą obsługą centrum logistycznego. Kolejnym zadaniem jest również bieżące wsparcie dyrektora w jego codziennych obowiązkach. Asystent powinien też bezproblemowo wprowadzać do systemu faktury i dekretować koszty, które są związane bezpośrednio z obsługą centrum logistycznego. Musi liczyć się też z nadzorowaniem korespondencji nie tylko przychodzącej, ale też wychodzącej.

Kolejnym ważnym aspektem jego pracy jest dbanie o nienaganny obieg dokumentów w firmy i poza nią oraz ich archiwizacja. Nie ulega nawet wątpliwości, że w takich firmach asystent zajmuje się też organizacją i planowaniem wszelkich spotkań dyrektora. Dodatkowo powinien też zamawiać artykuły biurowe i sprawdzać ich stan ilościowy w biurze.

Pracownik na tym stanowisku musi liczyć się też z tym, że niekiedy będzie musiał reprezentować swojego szefa przed pracownikami firmy oraz osobami z zewnątrz. Reasumując jest on prawą ręka dyrektora.

Co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektora?

co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektoraWydawać by się mogło, że asystent dyrektora to stanowisko niskich lotów, które nie wymaga szczególnych umiejętności. Nic bardziej mylnego. Jest to bardzo odpowiedzialna praca, która wymaga od osoby pracującej na tym stanowisku ciągłego skoncentrowania oraz niezachwianej uwagi.

Do jej obowiązków należy między innymi przygotowywanie różnorakich zestawień, prezentacji, sprawozdań, raportów oraz analiz, które wszystkie są związane z działalnością firmy. One wszystkie muszą być bardzo starannie wykonane, aby odzwierciedlany stan rzeczywisty. Dyrektor musi mieć pewność, że te zestawienia są wykonane sumiennie. Kolejnym zadaniem jest organizacja czasu pracy dyrektora. W tym celu jego asystent często prowadzi terminarz, w którym zapisuje wszelkie spotkania, na których powinien pojawić się jego szef. Kolejnym zadaniem należącym do obowiązków asystenta jest zapewnienie odpowiedniego obiegu dokumentów, według wytycznych i standardów zachodzących w danej firmie.

Następnym ważnym zadaniem jest przyjmowanie, segregowanie, rozdzielanie, kopiowanie oraz archiwizowanie korespondencji, która przychodzi do biura dyrektora. Istotne jest również organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP.

Jakie oczekiwania są stawiane przed asystentem dyrektora marketu?

oczekiwania stawiane przed asystentem dyrektora marketuW każdym mieście znajdują się markety spożywcze. Niektóre są większe, inne mniejsze, jednak w każdym z nich znajduje się dyrektor, który potrzebuje asystenta. Dlatego jest dość spore prawdopodobieństwo, że właśnie w Twojej okolicy poszukują kogoś na to stanowisko.

Jednak czy warto decydować się na pracę w tym charakterze? Jakie oczekiwania są stawiane przed kandydatami na to stanowisko? Otóż zazwyczaj od potencjalnych kandydatów oczekuje się wyższego wykształcenia, bardzo dobrej znajomości minimum jednego języka obecnego (często jest to język niemiecki, jednak najczęściej język angielski). Do podstawowych umiejętności, które w żadnym razie nie podlegają negocjacjom jest również umiejętność obsługi komputera, a w szczególności pakietu Microsoft Office. Kolejnym warunkiem jest oczywiście duże zaangażowanie w wykonywane obowiązki oraz odpowiednie umiejętności dobrej organizacji czasu.

W zamian pracodawcy oferują m.in. konkurencje wynagrodzenie oraz gwarancję wzrostu zarobków, wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Dodatkowo również pakiet socjalny, a w nim prywatną opiekę medyczną dla pracowników i ich rodzin oraz ubezpieczenie na życie.

Jak wywrzeć dobre wrażenie na rozmowie kwalifikacyjnej starając się o pracę na stanowisku asystenta dyrektora?

rozmowa kwalifikacyjnaJeśli jesteśmy już przekonani o tym, że chcemy pracować jako asystent dyrektora i zostaniemy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, powinniśmy w odpowiedni sposób się do niej przygotować. Absolutnym minimum, które musimy wykonać jest zebranie jak największej ilości informacji na temat firmy, w której chcemy pracować. Na spotkaniu mogą paść pytania dotyczące przedsiębiorstwa. Dzięki temu rekruter przekona się, czy dany kandydat traktuje tę pracę poważnie.

Asystent dyrektora powinien prezentować się nienagannie w każdej sytuacji. Dlatego bardzo ważne jest to, aby osoba ubiegająca się o takie stanowisko ubrała się w odpowiedni sposób. Warto wybrać się uprzednio na zakupy i wybrać strój biurowy, który spełni oczekiwania nawet bardzo wybrednych rekruterów. Należy pamiętać również o tym, aby strój był czysty, wyprasowany i w żadnym razie nie był wyzywający. Lepiej nie przykuwać do siebie uwagi w taki sposób.

Kolejnym ważnym elementem jest pewność siebie – warto przez całą rozmowę być uśmiechniętym i pozytywnie nastawionym, ale też odważnym w swoich wypowiedziach.

Jakie warunki należy spełnić, aby dostać pracę jako asystent dyrektora?

jakie warunki trzeba spełnić żeby dostać pracęWbrew pozorom nie każda chętna osoba może zostać asystentem dyrektora. Przed złożeniem aplikacji na to stanowisko warto również zastanowić się nad tym, czy spełnia się konkretne oczekiwania, które często są identyczne w wielu przedsiębiorstwach.

Do podjęcia pracy w powyższym zawodzie bardzo często jest wymagane minimum średnie wykształcenie. Może być również średnie zawodowe, o ile wiąże się z kierunkami takimi jak reklama, marketing, czy też ekonomia. W niektórych branżach liczy się również konkretne kierunkowe wykształcenie, które zależy od dziedziny, którą zajmuje się dane przedsiębiorstwo. Pracodawcy bardzo często wymagają również wykształcenia wyższego o kierunkach, które są niejako związane z administracją, prawem, zarządzaniem, reklamą, marketingiem, ekonomią, czy też logistyką.

W tej dziedzinie pracy nie liczy się jedynie samo wykształcenie. Ważne jest również doświadczenie zawodowe. W końcu ogromną część umiejętności wymaganych na tym stanowisku zdobywa się podczas przyuczenia na stanowisku pracy.

Kim jest i czym zajmuje się osoba pracująca na stanowisku asystenta dyrektora?

kim jest asysten dyrektora i czym się zajmujeAsystent dyrektora to osoba, która zapewnia wsparcie dyrektorowi w różnych przedsiębiorstwach i organizacjach. Owe wsparcie mieści się w zakresie zarządzania i organizacji. Praca na tym stanowisku wiąże się ściśle z pracą biurową. Każdy asystent lub asystentka zajmuje się organizowaniem oraz koordynowaniem spraw związanych z administracyjnymi i logistycznymi kwestiami funkcjonowania stanowiska dyrektora w konkretnym przedsiębiorstwie.

Osoba na stanowisku asystenta dyrektora jest zobowiązana do prowadzenia terminarza, organizowania oraz uzgadniania czasu pracy dyrektora. Ta osoba powinna również przygotowywać dla swojego szefa raporty, prezentacje, wszelkie analizy i zestawienia, dotyczące firmy, w której pracuje. Ale to nie wszystkie obowiązki osoby na tym stanowisku. Asystent dyrektora organizuje i obsługuje różne spotkania oraz konferencje swojego szefa oraz jego podróże służbowe. Taka osoba zapewnia oraz koordynuje informacje oraz ich przepływ w firmie i poza nią. W tym przypadku ważny jest kontakt telefoniczny oraz mejlowy, ale też obieg dokumentów.

Asystent dyrektora dodatkowo dba o wygląd biura i porządek w nim, również dba o stan techniczny urządzeń biurowych. Osoba na tym stanowisku zna niemal wszystkie osoby w firmie, ponieważ ściśle współpracuje ze wszystkimi działami przedsiębiorstwa. To umożliwia asystentowi dyrektora odpowiednią realizację swoich zadań. Poza tym taka osoba również odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie zarządzania projektami, które są w danym czasie prowadzone w firmie. Asystent dyrektora często też reprezentuje swojego szefa przed współpracownikami wewnątrz zakładu pracy oraz wobec kontrahentów zewnętrznych.

Dobra organizacja podstawą pracy asystenta dyrektora

organizacja pracy asystenta dyrektora

 

Zakres obowiązków asystenta dyrektora jest bardzo szeroki. W zależności od wielkości i specyfiki firmy osoba na tym stanowisku musi sprostać dużej liczbie, różnorakich obowiązków. Dlatego też kluczowym aspektem pracy asystenta dyrektora jest dobra organizacja. Umiejętność ta to nic innego jak odpowiednie zaplanowanie zadań połączone z ich realizacją według ustalonego priorytetu.

 

Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia optymalne funkcjonowanie firmy oraz właściwe zgodne z priorytetem wykonywanie działań. Oznacza to terminową realizację zleceń lub z ewentualnym opóźnieniem zaakceptowanym przez zleceniodawcę. W pracy asystenta zadania pojawiają się niespodziewanie, często w trakcie wykonywania innej czynności. Asystent dyrektora musi wykazać się dużą koncentracją, by  w takich sytuacjach skupić się przede wszystkim na wykonywanym zadaniu i nie popełnić żadnego błędu. Dobra organizacja pracy powinna opierać się na podziale zadań, na określone grupy, w których obowiązuje kryterium priorytetu. Grupy zadaniowe najczęściej dzielone są na cztery kategorie: 1. pilne i ważne, 2. pilne i mało ważne, 3. niepilne i ważne, 4. niepilne i mało ważne. Zadania z grupy „pilne i ważne” posiadają najwyższy priorytet i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia sprawne funkcjonowanie biura oraz tworzy pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, dzięki realizowaniu zobowiązań na czas.

Nietypowe zadania asystenta dyrektora

Stanowiska asystenckie zwłaszcza przy najwyższych osobach w firmie potrafią zaskoczyć nawet najtrwalszych weteranów branży. Wśród asystentów krążą historie o najdziwniejszych zleceniach służbowych przydzielonych im przez asystent dyrektora i jego nietypowe zadaniaprzełożonych. Wachlarz różnorodnych obowiązków jest naprawdę imponujący. Nierzadko bowiem asystent dyrektora staje się niejako jego conciergem czyli człowiekiem od wszystkiego.

W firmie Diabeł ubiera się u Prady Andrea Sachs jest asystentką bardzo wymagającej redaktor naczelnej Mirandy Priestly. Jednym z zadań Andrei jest m. in. dostarczenie wnuczkom szefowej nieopublikowanej książki Harry Pottera. Asystent dyrektora to osoba do zadań specjalnych, wręcz niemożliwych. Asystenci dyrektorów poza codziennymi obowiązkami, proszeni są często o wykonanie wielu dodatkowych czynności od zakupów, odbioru dzieci, organizacji strojów karnawałowych dla wnucząt czy przygotowania prezentu-niespodzianki dla żony.

Oczywiście są to polecenia wybiegające daleko poza tradycyjne obowiązki. Asystenci dyrektorów przyznają jednak, że wszystko zależy od „układów” z szefem. Jeśli za dodatkowymi zadaniami, idą premie czy gratyfikacje często się na nie przystają. I choć realizacja zadań specjalnych wiąże się nierzadko z pracą po godzinach część asystentów wyraża zadowolenie z takich obowiązków.

Samochód służbowy dla asystenta dyrektora 

samochod sluzbowy

 

Asystent dyrektora to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Jako „prawa ręka” najważniejszej osoby w firmie asystentowi powierzany jest cały wachlarz obowiązków. Nierzadko osoby na tym stanowisku wykonują zadania dodatkowe, do których wykonania asystent dyrektora wykorzystuje powierzony samochód służbowy.

 

 

Samochód służbowy jest często traktowany przez pracowników jako prezent czy przywilej. Częstą praktyką jest wykorzystywanie pojazdu służbowego do celów prywatnych. Tymczasem auto firmowe powinno wyć wykorzystywane do celów biznesowych czy zadań zawodowych. Jego użytkowanie do celów prywatnych, zwłaszcza po godzinach pracy przez osoby trzecie jest niedopuszczalne. Pracownik otrzymując auto najczęściej podpisuje z pracodawcą umowę jego użytkowania. I o ile  zrobienie zakupów czy odwiedzenie znajomych w drodze z biura jest akceptowalne, to udostępnianie samochodu służbowego osobom trzecim to złamanie ustaleń z pracodawcą.

Każdy pracownik, w tym asystent dyrektora, powinien mieć świadomość odpowiedzialności ponoszonej za użytkowanie, a w szczególności uszkodzenie samochodu firmowego. Jeśli do stłuczki doszło w momencie prywatnego wykorzystywania auta lub w wyniku złamania przepisów ruchu drogowego wówczas pracodawca może obarczyć pracownika kosztami naprawy. Jeśli do uszkodzenia doszło z winy osób postronnych wówczas koszty pokrywa ubezpieczyciel opłacany przez pracodawcę.

Warto starannie zapoznać się z podpisywaną umową na samochód firmowy. Dokumenty te są często zindywidualizowane i zależne od pracodawcy.

Asystentka dyrektora – zarobki na tle innych stanowisk asystenckich

W ostatnim czasie na rynku pracy nastąpił wysyp stanowisk asystenckich. Niemal każdy dział firmy posiada swoich asystentów lub asystentki. Wynagrodzenia na tym stanowisku różnią się od siebie znacząco. W dużej mierze zależą od działu firmy, jej wielkości oraz lokalizacji. Większe pieniądze otrzymają pracownicy dużych miast, których liczebność przekracza 400 tysięcy mieszkańców.

Asystenci sekretariatów są jednymi z najlepiej opłacanych stanowisk asystenckich. Są to osoby ściśle współpracujące z kierownictwem firmy, dyrektorem, prezesami czykierownikami poszczególnych działów. Zapewniają kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne. Dbają o sprawny przepływ dokumentów, kalendarz wyjazdów i spotkań. Asystenci to często „prawe ręki” kierownictwa. Kluczowe na tych stanowiskach jest wysoka odporność na stres i umiejętność radzenia sobie z nim. Skrupulatność, wysoka organizacja pracy i szczegółowość są również bardzo istotne. Asystenci posiadający specjalne certyfikaty, osobistego asystenta (Personal Assistant) mogą liczyć na wynagrodzenie nawet w granicach 10 tyś. złotych.

Zarobki tego rzędu są najczęściej najwyższymi wśród stanowisk asystenckich. Na zbliżone zarobki mogą liczyć także asystenci działu wsparcia biura.