Latest Posts

Dobra organizacja podstawą pracy asystenta dyrektora

organizacja pracy asystenta dyrektora

 

Zakres obowiązków asystenta dyrektora jest bardzo szeroki. W zależności od wielkości i specyfiki firmy osoba na tym stanowisku musi sprostać dużej liczbie, różnorakich obowiązków. Dlatego też kluczowym aspektem pracy asystenta dyrektora jest dobra organizacja. Umiejętność ta to nic innego jak odpowiednie zaplanowanie zadań połączone z ich realizacją według ustalonego priorytetu.

 

Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia optymalne funkcjonowanie firmy oraz właściwe zgodne z priorytetem wykonywanie działań. Oznacza to terminową realizację zleceń lub z ewentualnym opóźnieniem zaakceptowanym przez zleceniodawcę. W pracy asystenta zadania pojawiają się niespodziewanie, często w trakcie wykonywania innej czynności. Asystent dyrektora musi wykazać się dużą koncentracją, by  w takich sytuacjach skupić się przede wszystkim na wykonywanym zadaniu i nie popełnić żadnego błędu. Dobra organizacja pracy powinna opierać się na podziale zadań, na określone grupy, w których obowiązuje kryterium priorytetu. Grupy zadaniowe najczęściej dzielone są na cztery kategorie: 1. pilne i ważne, 2. pilne i mało ważne, 3. niepilne i ważne, 4. niepilne i mało ważne. Zadania z grupy „pilne i ważne” posiadają najwyższy priorytet i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia sprawne funkcjonowanie biura oraz tworzy pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, dzięki realizowaniu zobowiązań na czas.

Nietypowe zadania asystenta dyrektora

Stanowiska asystenckie zwłaszcza przy najwyższych osobach w firmie potrafią zaskoczyć nawet najtrwalszych weteranów branży. Wśród asystentów krążą historie o najdziwniejszych zleceniach służbowych przydzielonych im przez asystent dyrektora i jego nietypowe zadaniaprzełożonych. Wachlarz różnorodnych obowiązków jest naprawdę imponujący. Nierzadko bowiem asystent dyrektora staje się niejako jego conciergem czyli człowiekiem od wszystkiego.

W firmie Diabeł ubiera się u Prady Andrea Sachs jest asystentką bardzo wymagającej redaktor naczelnej Mirandy Priestly. Jednym z zadań Andrei jest m. in. dostarczenie wnuczkom szefowej nieopublikowanej książki Harry Pottera. Asystent dyrektora to osoba do zadań specjalnych, wręcz niemożliwych. Asystenci dyrektorów poza codziennymi obowiązkami, proszeni są często o wykonanie wielu dodatkowych czynności od zakupów, odbioru dzieci, organizacji strojów karnawałowych dla wnucząt czy przygotowania prezentu-niespodzianki dla żony.

Oczywiście są to polecenia wybiegające daleko poza tradycyjne obowiązki. Asystenci dyrektorów przyznają jednak, że wszystko zależy od „układów” z szefem. Jeśli za dodatkowymi zadaniami, idą premie czy gratyfikacje często się na nie przystają. I choć realizacja zadań specjalnych wiąże się nierzadko z pracą po godzinach część asystentów wyraża zadowolenie z takich obowiązków.

Samochód służbowy dla asystenta dyrektora 

samochod sluzbowy

 

Asystent dyrektora to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Jako „prawa ręka” najważniejszej osoby w firmie asystentowi powierzany jest cały wachlarz obowiązków. Nierzadko osoby na tym stanowisku wykonują zadania dodatkowe, do których wykonania asystent dyrektora wykorzystuje powierzony samochód służbowy.

 

 

Samochód służbowy jest często traktowany przez pracowników jako prezent czy przywilej. Częstą praktyką jest wykorzystywanie pojazdu służbowego do celów prywatnych. Tymczasem auto firmowe powinno wyć wykorzystywane do celów biznesowych czy zadań zawodowych. Jego użytkowanie do celów prywatnych, zwłaszcza po godzinach pracy przez osoby trzecie jest niedopuszczalne. Pracownik otrzymując auto najczęściej podpisuje z pracodawcą umowę jego użytkowania. I o ile  zrobienie zakupów czy odwiedzenie znajomych w drodze z biura jest akceptowalne, to udostępnianie samochodu służbowego osobom trzecim to złamanie ustaleń z pracodawcą.

Każdy pracownik, w tym asystent dyrektora, powinien mieć świadomość odpowiedzialności ponoszonej za użytkowanie, a w szczególności uszkodzenie samochodu firmowego. Jeśli do stłuczki doszło w momencie prywatnego wykorzystywania auta lub w wyniku złamania przepisów ruchu drogowego wówczas pracodawca może obarczyć pracownika kosztami naprawy. Jeśli do uszkodzenia doszło z winy osób postronnych wówczas koszty pokrywa ubezpieczyciel opłacany przez pracodawcę.

Warto starannie zapoznać się z podpisywaną umową na samochód firmowy. Dokumenty te są często zindywidualizowane i zależne od pracodawcy.

Asystentka dyrektora – zarobki na tle innych stanowisk asystenckich

W ostatnim czasie na rynku pracy nastąpił wysyp stanowisk asystenckich. Niemal każdy dział firmy posiada swoich asystentów lub asystentki. Wynagrodzenia na tym stanowisku różnią się od siebie znacząco. W dużej mierze zależą od działu firmy, jej wielkości oraz lokalizacji. Większe pieniądze otrzymają pracownicy dużych miast, których liczebność przekracza 400 tysięcy mieszkańców.

Asystenci sekretariatów są jednymi z najlepiej opłacanych stanowisk asystenckich. Są to osoby ściśle współpracujące z kierownictwem firmy, dyrektorem, prezesami czykierownikami poszczególnych działów. Zapewniają kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne. Dbają o sprawny przepływ dokumentów, kalendarz wyjazdów i spotkań. Asystenci to często „prawe ręki” kierownictwa. Kluczowe na tych stanowiskach jest wysoka odporność na stres i umiejętność radzenia sobie z nim. Skrupulatność, wysoka organizacja pracy i szczegółowość są również bardzo istotne. Asystenci posiadający specjalne certyfikaty, osobistego asystenta (Personal Assistant) mogą liczyć na wynagrodzenie nawet w granicach 10 tyś. złotych.

Zarobki tego rzędu są najczęściej najwyższymi wśród stanowisk asystenckich. Na zbliżone zarobki mogą liczyć także asystenci działu wsparcia biura.

Asystentka to nie sekretarka!

Zawód asystentki często utożsamiany jest błędnie z zawodem sekretarki. Przyjmowanie gości, parzenie kawy czy odbieranie telefonów to częste wyobrażenie zakresu obowiązków asystentki dyrektora. I choć jest to po części zawód pokrewny sekretarce, jednak pozycja i praca asystentki jest zupełnie inna.

Stanowisko asystenckie wymaga zdecydowanie więcej kompetencji i zaawansowanych predyspozycji niż stanowisko sekretarki.Od asystentki oczekuje się wyższego wykształcenia. Kompetencje asystenckie są również dużo szersze i poważniejsze. Jest to stanowisko samodzielne, często bardzo niezależne. Asystentki pełnią niejednokrotnie funkcję „prawej ręki”, doradzają prezesom czy członkom zarządu. Potrafią aktywnie uczestniczyć w planowaniu strategii działań firmy.

W zawodzie tym niezmiernie ważnymi są cechy osobowościowe takie jak: dokładność, systematyczność, perfekcyjna organizacja czasu pracy. Nie mniej ważnymi są dyskrecja i zaangażowanie. W fachu asystentki dyrektora zawsze liczy się dotychczasowe doświadczenie. To właśnie przepracowane lata są gwarancją szeroko rozwiniętych talentów interpersonalnych: umiejętności pracy w grupie, szybkiego reagowania, komunikatywności. Asystentka musi być samodzielna i szybko i trafnie podejmować niezależne decyzje. Jest także twarzą reprezentacyjną firmy – musi wykazywać się niegnanym wyglądem i prezencją.

„Prawa ręka szefa” – ile zarabia?

Według badania przeprowadzonego przez pewien internetowy portal, wynagrodzenia sekretarek, asystentów i recepcjonistów są bardzo zróżnicowane. Wiele zależy od miejsca zatrudnienia, rodzaju firmy, jej wielkości oraz branży zatrudnienia danej osoby. Ogólna zasada jest taka, że im wyższemu szczeblowi zarządzania podporządkowana jest asystentka lub sekretarka, tym wyższe są jej zarobki. Ile w takim razie zarabia „prawa ręka szefa”?

b44Odpowiedź jest prosta „coraz więcej”, jednak należy przyznać, że zawód ten nigdy nie znajdował się wśród tych najlepiej płatnych. Jak wspomniano nieco wyżej, na najwyższe zarobki mogą liczyć osoby wspomagające pracę przełożonych z wyższych szczebli zarządzania. Asystentka dyrektora z ponad dwuletnim stażem może liczyć na zarobki w granicach 5 tysięcy złotych, asystentka – 3,5 tysiąca złotych, a sekretarka 3,3 tysiące złotych.

Duże znaczenie ma branża, w której pracuje asystentka czy sekretarka. Dysproporcje w wysokości wynagrodzenia są tutaj bardzo dużo. Najniższe wynagrodzenie otrzymują sekretarki z branży elektronicznej i elektrotechnicznej (2,3 tysiące złotych), dużo wyższe np. w branży spożywczej (4 tysiące zł). Wśród recepcjonistek najgorzej opłacane są te w branży spożywczej (2,6 tysiąca złotych), najlepiej – w branży motoryzacyjnej (prawie 7 tysięcy zł).

Należy się wolne!

Dziś po południu w końcu mam wolne. Czeka mnie prawdziwie wolne popołudnie bez dziwnych telefonów od dyrektora, którego jestem asystentką. W normalne dni nie mam co liczyć na odpoczynek po pracy od pracy. Dyrektor lubi do mnie dzwonić niemal dwadzieścia cztery godziny na dobę i pytać o to, co mu akurat wpadło do głowy. Na początku strasznie się na to denerwowałam, ale z czasem się przyzwyczaiłam. W końcu to moja praca, a że dostaję za nią bardzo wysoką pensję to nie mam na co narzekać. Póki jestem młoda i bez zobowiązań mogę pozwolić sobie na bycie na każde zawołanie szefa. Gdy zacznie mi to przeszkadzać – zrezygnuję z pracy.

P44Dzisiaj wieczorem dyrektor ma ważny bankiet, na który wybiera się razem ze swoją żoną. Przez kilka godzin na pewno nie będzie mnie więc męczył telefonami, mailami i smsami. Na bankiecie nie wypada korzystać z telefonów komórkowych – wszyscy udają wtedy, że są mniej uzależnieni od telefonu i Internetu niż jest w rzeczywistości, asystent dyrektora Jelenia Góra.

Bankiet dyrektora oznacza dla mnie parę godzin dla siebie i tylko dla siebie. Mam zamiar z nich skorzystać i w końcu wybrać się do SPA. Marzy mi się jakiś długi masaż całego ciała, maseczki i jakieś zabiegi na twarz. Należy mi się za tą harówkę każdego dnia!

Dużo mnie to kosztuje

Praca w zawodzie asystenta dyrektora to prawdziwe urwanie głowy. Gdybym wiedział, że z chwilą zajęcia tego stanowiska skończy się moje życie osobiste, dwa razy zastanowiłbym się czy aby na pewno stać mnie na takie poświęcenie. Podejrzewałem, że praca asystenta nie będzie prostym zadaniem, ale nie spodziewałem, że będzie mnie kosztowała aż tak wiele.

Too much workAsystentem dyrektora jestem od czterech miesięcy. Początkowo wydawało mi się, że złapałem Pana Boga za nogi, a niewyrabianie się z obowiązkami zawodowymi wynika z mojego braku doświadczenia. Niestety, im dłużej zajmowałem się sprawami dyrektora i firmy tym wcale obowiązków nie ubywało. Nie wiem jak poradziłbym sobie z nimi wszystkimi, gdyby nie szybkie dostosowanie się do nowych warunków i nie nauczył się szybko obchodzić niektórych rzeczy na skróty, asystent dyrektora Pruszków.

Czasem sobie myślę, że już dłużej nie wytrzymam i zaraz odejdę z firmy. Do tej pory jakoś udawało mi się rano wstawać i chodzić do pracy, ale nie wiem ile to jeszcze potrwa. Marzy mi się jakaś spokojniejsza i mniej wymagająca praca. Znam wielu ludzi, którzy na ilość obowiązków zawodowych nie narzekają. Znam nawet paru asystentów, którzy są bardzo zadowoleni ze swoich posad. Może po prostu trafiłem na jakąś felerną firmę? To by był ogromny pech!

Środowisko pracy

q44bMiejscem pracy asystenta dyrektora jest pomieszczenie zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie gabinetu dyrektora w instytucjach, urzędach, przedsiębiorstwach i innych organizacjach funkcjonujących w różnych sektorach gospodarki. Praca jest wykonywana na stanowisku wyposażonym w urządzenia biurowe (komputer, drukarka, telefon, fax, skaner, kserokopiarka). Jest to wielogodzinna praca w pozycji siedzącej, dlatego szczególnie ważne jest zorganizowanie stanowiska zgodnie z zasadami BHP, ochrony ppoż. i wymaganiami ergonomii.

Zagrożeniem dla zdrowia występującym na tym stanowisku jest obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, narządu wzroku oraz zaburzenia psychosomatyczne związane ze stresem i odpowiedzialnością. Czas i miejsce pracy związane są bezpośrednio z pracą dyrektora, co wymaga od asystenta dużej dyspozycyjności. Asystent pracuje samodzielnie, ale w celu realizacji zadań musi współpracować z innymi pracownikami oraz kontrahentami, asystent dyrektora Lubin.

Jak zostać asystentem dyrektora i czym ta praca się charakteryzuje?

q44Do podjęcia pracy w zawodzie asystenta dyrektora wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie ogólnokształcące lub średnie zawodowe o kierunkach związanych z marketingiem, reklamą lub ekonomią.  W zależności od branży może być wymagane wykształcenie kierunkowe zawodowe. Pracodawcy najczęściej wymagają jednak wykształcenia wyższego o kierunkach związanych z prawem, zarządzaniem, marketingiem, reklamą, administracją, ekonomią. Bardzo istotne jest również doświadczenie zawodowe, ponieważ umiejętności wymagane do wykonywania zawodu zdobywa się poprzez przyuczenie na stanowisku pracy. W zależności od przedsiębiorstwa i branży pracodawcy mogą wymagać również znajomości języka obcego, właściwego dla prowadzonej działalności. Wskazane jest również posiadanie prawa jazdy kategorii B. Asystent dyrektora powinien uczestniczyć w szkoleniach i kursach wewnętrznych, jak i organizowanych przez instytucje szkoleniowe, doskonaląc swoje umiejętności interpersonalne, obsługę programów z pakietu biurowego oraz z zakresu zarządzania, marketingu i reklamy.

Asystent dyrektora jest zawodem o charakterze biurowym. Jego praca polega na organizowaniu i koordynowaniu spraw związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem stanowiska dyrektora w organizacji. Zadaniem asystenta jest prowadzenie terminarza, organizowanie i uzgadnianie czasu pracy dyrektora oraz przygotowywanie dla niego raportów, prezentacji, analiz i zestawień. Asystent organizuje oraz obsługuje spotkania i konferencje, jak również podróże służbowe dyrektora. Zapewnia i koordynuje przepływ informacji, w tym również telefonicznej i mailowej oraz obieg dokumentów. Dba o wygląd biura i urządzeń biurowych. Może reprezentować dyrektora zarówno wobec współpracowników wewnątrz zakładu pracy, jak i wobec kontrahentów zewnętrznych – na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, asystent dyrektora Leszno.