Archiwum: asystent

Przez wiele lat uważało się, że każdy dyrektor musi posiadać asystentkę. Te czasy odeszły w niepamięć, bowiem teraz płeć nie ma większego znaczenia. Liczą się inne kwestie, takie jak zaradność, dobra organizacja i szybkość w podejmowaniu decyzji.

A czym tak naprawdę na co dzień zajmuje się osoba obejmująca stanowisko asystenta dyrektora? Z pewnością nieustannie koordynuje przepływ informacji, nierzadko na płaszczyźnie nie tylko krajowej, ale i również zagranicznej. Wpływ na to oczywiście ma charakter firmy, w której pracownik jest zatrudniony. Właśnie ze względu na to często asystent musi również wspierać różne działy w komunikacji obcojęzycznej, a także tłumaczyć różne spotkania i korespondencję. To stanowisko wiąże się z ciągłym tworzeniem raportów oraz koordynacją aspektów organizacyjnych spotkań i wyjazdów dyrektora. Ponadto szef ma możliwość zlecanie innych działań takiemu pracownikowi, w zależności od aktualnych potrzeb. Wszystko zależy od tego czym aktualnie w przedsiębiorstwie musi zajmować się sam dyrektor.

Względem asystentów wymagania są dość wysokie, otóż świetna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie to podstawa. Ponadto liczy się również znajomość pakietów programu Microsoft Office, takich jak Word, Excel, czy też Power Point. Oczywistym aspektem jest również fakt posiadania umiejętności organizacyjnych. Asystent powinien być dokładny, sumienny, systematyczny, a także rzetelny.

asystent, asystentka, asystentka dyrektora, wymagania na asystenta dyrektora, zadania asystenta, zakres obowiązków

27

Lip

2018

Asystent dyrektora sprzedaży to praca dla ludzi o mocnych nerwach

Wiele firm poszukuje ambitnych osób, które będą stanowić wsparcie dla działu sprzedaży i zostaną asystentami dyrektora sprzedaży. Ten zawód jest bardzo trudny i dla niejednego człowieka jest nie lada wyzwaniem.

Do podstawowych obowiązków osoby na stanowisku należy wsparcia dyrektora sprzedaży w zakresie opieki nad klientami kluczowymi. Jest to zadanie numer jeden, można je nazwać tym priorytetowym. Kolejny obowiązek to kontakt z działami takimi jak produkcja, realizacja, marketing, czy biuro. Dobry kontakt między działami w danym przedsiębiorstwie to podstawa i prowadzi do szybkiego sukcesu firmy na rynku. Jednym z zadań asystenta dyrektora jest także realizacja bieżących działań na przykład handlowych, operacyjnych, organizacyjnych czy nawet reprezentacyjnych.

Kiedy dyrektor jest na urlopie czy zachoruje, to właśnie asystent go zastępuje, również w kontakcie z klientami. Oczywiście asystent dyrektora powinien także przygotowywać wszelkie zestawienia, analizy, raporty, pisma oraz prezentacje.

Od kandydatów natomiast najczęściej oczekuje wyższego wykształcenia oraz znajomości kilku języków obcych. Wśród najczęściej wymaganych jest język angielskie, niemiecki, francuski a nawet hiszpański. Znajomość języków obcych jest bardzo potrzebna na dzisiejszym rynku pracy. Od asystenta dyrektora wymaga się także posiadania prawa jazdy.

asystent, wymagania na asystenta dyrektora, zadania asystenta, zakres obowiązków

14

Lut

2018

Co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektora?

asystent, asystentka, asystentka dyrektora, zadania asystenta, zakres obowiązków

Wydawać by się mogło, że asystent dyrektora to stanowisko niskich lotów, które nie wymaga szczególnych umiejętności. Nic bardziej mylnego. Jest to bardzo odpowiedzialna praca, która wymaga od osoby pracującej na tym stanowisku ciągłego skoncentrowania oraz niezachwianej uwagi.

Do jej obowiązków należy między innymi przygotowywanie różnorakich zestawień, prezentacji, sprawozdań, raportów oraz analiz, które wszystkie są związane z działalnością firmy. One wszystkie muszą być bardzo starannie wykonane, aby odzwierciedlany stan rzeczywisty. Dyrektor musi mieć pewność, że te zestawienia są wykonane sumiennie. Kolejnym zadaniem jest organizacja czasu pracy dyrektora. W tym celu jego asystent często prowadzi terminarz, w którym zapisuje wszelkie spotkania, na których powinien pojawić się jego szef. Kolejnym zadaniem należącym do obowiązków asystenta jest zapewnienie odpowiedniego obiegu dokumentów, według wytycznych i standardów zachodzących w danej firmie.

Następnym ważnym zadaniem jest przyjmowanie, segregowanie, rozdzielanie, kopiowanie oraz archiwizowanie korespondencji, która przychodzi do biura dyrektora. Istotne jest również organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP.

Bez kategorii

27

Gru

Jakie oczekiwania są stawiane przed asystentem dyrektora marketu?

asystent, asystentka, asystentka dyrektora, rekrutacja, wymagania na asystenta dyrektora

W każdym mieście znajdują się markety spożywcze. Niektóre są większe, inne mniejsze, jednak w każdym z nich znajduje się dyrektor, który potrzebuje asystenta. Dlatego jest dość spore prawdopodobieństwo, że właśnie w Twojej okolicy poszukują kogoś na to stanowisko.

Jednak czy warto decydować się na pracę w tym charakterze? Jakie oczekiwania są stawiane przed kandydatami na to stanowisko? Otóż zazwyczaj od potencjalnych kandydatów oczekuje się wyższego wykształcenia, bardzo dobrej znajomości minimum jednego języka obecnego (często jest to język niemiecki, jednak najczęściej język angielski). Do podstawowych umiejętności, które w żadnym razie nie podlegają negocjacjom jest również umiejętność obsługi komputera, a w szczególności pakietu Microsoft Office. Kolejnym warunkiem jest oczywiście duże zaangażowanie w wykonywane obowiązki oraz odpowiednie umiejętności dobrej organizacji czasu.

W zamian pracodawcy oferują m.in. konkurencje wynagrodzenie oraz gwarancję wzrostu zarobków, wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Dodatkowo również pakiet socjalny, a w nim prywatną opiekę medyczną dla pracowników i ich rodzin oraz ubezpieczenie na życie.

Proces zatrudnienia

19

Gru

Kim jest i czym zajmuje się osoba pracująca na stanowisku asystenta dyrektora?

Asystent dyrektora to osoba, która zapewnia wsparcie dyrektorowi w różnych przedsiębiorstwach i organizacjach. Owe wsparcie mieści się w zakresie zarządzania i organizacji. Praca na tym stanowisku wiąże się ściśle z pracą biurową. Każdy asystent lub asystentka zajmuje się organizowaniem oraz koordynowaniem spraw związanych z administracyjnymi i logistycznymi kwestiami funkcjonowania stanowiska dyrektora w konkretnym przedsiębiorstwie.

Osoba na stanowisku asystenta dyrektora jest zobowiązana do prowadzenia terminarza, organizowania oraz uzgadniania czasu pracy dyrektora. Ta osoba powinna również przygotowywać dla swojego szefa raporty, prezentacje, wszelkie analizy i zestawienia, dotyczące firmy, w której pracuje. Ale to nie wszystkie obowiązki osoby na tym stanowisku. Asystent dyrektora organizuje i obsługuje różne spotkania oraz konferencje swojego szefa oraz jego podróże służbowe. Taka osoba zapewnia oraz koordynuje informacje oraz ich przepływ w firmie i poza nią. W tym przypadku ważny jest kontakt telefoniczny oraz mejlowy, ale też obieg dokumentów.

Asystent dyrektora dodatkowo dba o wygląd biura i porządek w nim, również dba o stan techniczny urządzeń biurowych. Osoba na tym stanowisku zna niemal wszystkie osoby w firmie, ponieważ ściśle współpracuje ze wszystkimi działami przedsiębiorstwa. To umożliwia asystentowi dyrektora odpowiednią realizację swoich zadań. Poza tym taka osoba również odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie zarządzania projektami, które są w danym czasie prowadzone w firmie. Asystent dyrektora często też reprezentuje swojego szefa przed współpracownikami wewnątrz zakładu pracy oraz wobec kontrahentów zewnętrznych.

asystent, asystentka, asystentka dyrektora, zadania asystenta

11

Gru

Dobra organizacja podstawą pracy asystenta dyrektora

ASadmin3

Zakres obowiązków asystenta dyrektora jest bardzo szeroki. W zależności od wielkości i specyfiki firmy osoba na tym stanowisku musi sprostać dużej liczbie, różnorakich obowiązków. Dlatego też kluczowym aspektem pracy asystenta dyrektora jest dobra organizacja. Umiejętność ta to nic innego jak odpowiednie zaplanowanie zadań połączone z ich realizacją według ustalonego priorytetu.

Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia optymalne funkcjonowanie firmy oraz właściwe zgodne z priorytetem wykonywanie działań. Oznacza to terminową realizację zleceń lub z ewentualnym opóźnieniem zaakceptowanym przez zleceniodawcę. W pracy asystenta zadania pojawiają się niespodziewanie, często w trakcie wykonywania innej czynności. Asystent dyrektora musi wykazać się dużą koncentracją, by w takich sytuacjach skupić się przede wszystkim na wykonywanym zadaniu i nie popełnić żadnego błędu. Dobra organizacja pracy powinna opierać się na podziale zadań, na określone grupy, w których obowiązuje kryterium priorytetu. Grupy zadaniowe najczęściej dzielone są na cztery kategorie: 1. pilne i ważne, 2. pilne i mało ważne, 3. niepilne i ważne, 4. niepilne i mało ważne. Zadania z grupy „pilne i ważne” posiadają najwyższy priorytet i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia sprawne funkcjonowanie biura oraz tworzy pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, dzięki realizowaniu zobowiązań na czas.

asystent, kompetencje, organizacja pracy, stanowisko asystenckie, zadania asystenta

07

Mar

Nietypowe zadania asystenta dyrektora

ASadmin3

Stanowiska asystenckie zwłaszcza przy najwyższych osobach w firmie potrafią zaskoczyć nawet najtrwalszych weteranów branży. Wśród asystentów krążą historie o najdziwniejszych zleceniach służbowych przydzielonych im przez przełożonych. Wachlarz różnorodnych obowiązków jest naprawdę imponujący. Nierzadko bowiem asystent dyrektora staje się niejako jego conciergem czyli człowiekiem od wszystkiego.

W firmie Diabeł ubiera się u Prady Andrea Sachs jest asystentką bardzo wymagającej redaktor naczelnej Mirandy Priestly. Jednym z zadań Andrei jest m. in. dostarczenie wnuczkom szefowej nieopublikowanej książki Harry Pottera. Asystent dyrektora to osoba do zadań specjalnych, wręcz niemożliwych. Asystenci dyrektorów poza codziennymi obowiązkami, proszeni są często o wykonanie wielu dodatkowych czynności od zakupów, odbioru dzieci, organizacji strojów karnawałowych dla wnucząt czy przygotowania prezentu-niespodzianki dla żony.

Oczywiście są to polecenia wybiegające daleko poza tradycyjne obowiązki. Asystenci dyrektorów przyznają jednak, że wszystko zależy od „układów” z szefem. Jeśli za dodatkowymi zadaniami, idą premie czy gratyfikacje często się na nie przystają. I choć realizacja zadań specjalnych wiąże się nierzadko z pracą po godzinach część asystentów wyraża zadowolenie z takich obowiązków.

asystent, asystentka, concierge, prawa ręka, stanowisko asystenckie, zadania asystenta

09

Lut

Samochód służbowy dla asystenta dyrektora

ASadmin2

Asystent dyrektora to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Jako „prawa ręka” najważniejszej osoby w firmie asystentowi powierzany jest cały wachlarz obowiązków. Nierzadko osoby na tym stanowisku wykonują zadania dodatkowe, do których wykonania asystent dyrektora wykorzystuje powierzony samochód służbowy.

Samochód służbowy jest często traktowany przez pracowników jako prezent czy przywilej. Częstą praktyką jest wykorzystywanie pojazdu służbowego do celów prywatnych. Tymczasem auto firmowe powinno wyć wykorzystywane do celów biznesowych czy zadań zawodowych. Jego użytkowanie do celów prywatnych, zwłaszcza po godzinach pracy przez osoby trzecie jest niedopuszczalne. Pracownik otrzymując auto najczęściej podpisuje z pracodawcą umowę jego użytkowania. I o ile zrobienie zakupów czy odwiedzenie znajomych w drodze z biura jest akceptowalne, to udostępnianie samochodu służbowego osobom trzecim to złamanie ustaleń z pracodawcą.

Każdy pracownik, w tym asystent dyrektora, powinien mieć świadomość odpowiedzialności ponoszonej za użytkowanie, a w szczególności uszkodzenie samochodu firmowego. Jeśli do stłuczki doszło w momencie prywatnego wykorzystywania auta lub w wyniku złamania przepisów ruchu drogowego wówczas pracodawca może obarczyć pracownika kosztami naprawy. Jeśli do uszkodzenia doszło z winy osób postronnych wówczas koszty pokrywa ubezpieczyciel opłacany przez pracodawcę.

Warto starannie zapoznać się z podpisywaną umową na samochód firmowy. Dokumenty te są często zindywidualizowane i zależne od pracodawcy.

asystent, prawa ręka, samochód firmowy, samochód służbowy

30

Sty

Asystentka dyrektora – zarobki na tle innych stanowisk asystenckich