Archiwum: asystentka

Asystentka czy asystent? Koniec z utartymi schematami

asystentka czy asystentPrzez wiele lat uważało się, że każdy dyrektor musi posiadać asystentkę. Te czasy odeszły w niepamięć, bowiem teraz płeć nie ma większego znaczenia. Liczą się inne kwestie, takie jak zaradność, dobra organizacja i szybkość w podejmowaniu decyzji.

A czym tak naprawdę na co dzień zajmuje się osoba obejmująca stanowisko asystenta dyrektora? Z pewnością nieustannie koordynuje przepływ informacji, nierzadko na płaszczyźnie nie tylko krajowej, ale i również zagranicznej. Wpływ na to oczywiście ma charakter firmy, w której pracownik jest zatrudniony. Właśnie ze względu na to często asystent musi również wspierać różne działy w komunikacji obcojęzycznej, a także tłumaczyć różne spotkania i korespondencję. To stanowisko wiąże się z ciągłym tworzeniem raportów oraz koordynacją aspektów organizacyjnych spotkań i wyjazdów dyrektora. Ponadto szef ma możliwość zlecanie innych działań takiemu pracownikowi, w zależności od aktualnych potrzeb. Wszystko zależy od tego czym aktualnie w przedsiębiorstwie musi zajmować się sam dyrektor.

Względem asystentów wymagania są dość wysokie, otóż świetna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie to podstawa. Ponadto liczy się również znajomość pakietów programu Microsoft Office, takich jak Word, Excel, czy też Power Point. Oczywistym aspektem jest również fakt posiadania umiejętności organizacyjnych. Asystent powinien być dokładny, sumienny, systematyczny, a także rzetelny.

Co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektora?

co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektoraWydawać by się mogło, że asystent dyrektora to stanowisko niskich lotów, które nie wymaga szczególnych umiejętności. Nic bardziej mylnego. Jest to bardzo odpowiedzialna praca, która wymaga od osoby pracującej na tym stanowisku ciągłego skoncentrowania oraz niezachwianej uwagi.

Do jej obowiązków należy między innymi przygotowywanie różnorakich zestawień, prezentacji, sprawozdań, raportów oraz analiz, które wszystkie są związane z działalnością firmy. One wszystkie muszą być bardzo starannie wykonane, aby odzwierciedlany stan rzeczywisty. Dyrektor musi mieć pewność, że te zestawienia są wykonane sumiennie. Kolejnym zadaniem jest organizacja czasu pracy dyrektora. W tym celu jego asystent często prowadzi terminarz, w którym zapisuje wszelkie spotkania, na których powinien pojawić się jego szef. Kolejnym zadaniem należącym do obowiązków asystenta jest zapewnienie odpowiedniego obiegu dokumentów, według wytycznych i standardów zachodzących w danej firmie.

Następnym ważnym zadaniem jest przyjmowanie, segregowanie, rozdzielanie, kopiowanie oraz archiwizowanie korespondencji, która przychodzi do biura dyrektora. Istotne jest również organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP.

Jakie oczekiwania są stawiane przed asystentem dyrektora marketu?

oczekiwania stawiane przed asystentem dyrektora marketuW każdym mieście znajdują się markety spożywcze. Niektóre są większe, inne mniejsze, jednak w każdym z nich znajduje się dyrektor, który potrzebuje asystenta. Dlatego jest dość spore prawdopodobieństwo, że właśnie w Twojej okolicy poszukują kogoś na to stanowisko.

Jednak czy warto decydować się na pracę w tym charakterze? Jakie oczekiwania są stawiane przed kandydatami na to stanowisko? Otóż zazwyczaj od potencjalnych kandydatów oczekuje się wyższego wykształcenia, bardzo dobrej znajomości minimum jednego języka obecnego (często jest to język niemiecki, jednak najczęściej język angielski). Do podstawowych umiejętności, które w żadnym razie nie podlegają negocjacjom jest również umiejętność obsługi komputera, a w szczególności pakietu Microsoft Office. Kolejnym warunkiem jest oczywiście duże zaangażowanie w wykonywane obowiązki oraz odpowiednie umiejętności dobrej organizacji czasu.

W zamian pracodawcy oferują m.in. konkurencje wynagrodzenie oraz gwarancję wzrostu zarobków, wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Dodatkowo również pakiet socjalny, a w nim prywatną opiekę medyczną dla pracowników i ich rodzin oraz ubezpieczenie na życie.

Kim jest i czym zajmuje się osoba pracująca na stanowisku asystenta dyrektora?

kim jest asysten dyrektora i czym się zajmujeAsystent dyrektora to osoba, która zapewnia wsparcie dyrektorowi w różnych przedsiębiorstwach i organizacjach. Owe wsparcie mieści się w zakresie zarządzania i organizacji. Praca na tym stanowisku wiąże się ściśle z pracą biurową. Każdy asystent lub asystentka zajmuje się organizowaniem oraz koordynowaniem spraw związanych z administracyjnymi i logistycznymi kwestiami funkcjonowania stanowiska dyrektora w konkretnym przedsiębiorstwie.

Osoba na stanowisku asystenta dyrektora jest zobowiązana do prowadzenia terminarza, organizowania oraz uzgadniania czasu pracy dyrektora. Ta osoba powinna również przygotowywać dla swojego szefa raporty, prezentacje, wszelkie analizy i zestawienia, dotyczące firmy, w której pracuje. Ale to nie wszystkie obowiązki osoby na tym stanowisku. Asystent dyrektora organizuje i obsługuje różne spotkania oraz konferencje swojego szefa oraz jego podróże służbowe. Taka osoba zapewnia oraz koordynuje informacje oraz ich przepływ w firmie i poza nią. W tym przypadku ważny jest kontakt telefoniczny oraz mejlowy, ale też obieg dokumentów.

Asystent dyrektora dodatkowo dba o wygląd biura i porządek w nim, również dba o stan techniczny urządzeń biurowych. Osoba na tym stanowisku zna niemal wszystkie osoby w firmie, ponieważ ściśle współpracuje ze wszystkimi działami przedsiębiorstwa. To umożliwia asystentowi dyrektora odpowiednią realizację swoich zadań. Poza tym taka osoba również odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie zarządzania projektami, które są w danym czasie prowadzone w firmie. Asystent dyrektora często też reprezentuje swojego szefa przed współpracownikami wewnątrz zakładu pracy oraz wobec kontrahentów zewnętrznych.

Nietypowe zadania asystenta dyrektora

Stanowiska asystenckie zwłaszcza przy najwyższych osobach w firmie potrafią zaskoczyć nawet najtrwalszych weteranów branży. Wśród asystentów krążą historie o najdziwniejszych zleceniach służbowych przydzielonych im przez asystent dyrektora i jego nietypowe zadaniaprzełożonych. Wachlarz różnorodnych obowiązków jest naprawdę imponujący. Nierzadko bowiem asystent dyrektora staje się niejako jego conciergem czyli człowiekiem od wszystkiego.

W firmie Diabeł ubiera się u Prady Andrea Sachs jest asystentką bardzo wymagającej redaktor naczelnej Mirandy Priestly. Jednym z zadań Andrei jest m. in. dostarczenie wnuczkom szefowej nieopublikowanej książki Harry Pottera. Asystent dyrektora to osoba do zadań specjalnych, wręcz niemożliwych. Asystenci dyrektorów poza codziennymi obowiązkami, proszeni są często o wykonanie wielu dodatkowych czynności od zakupów, odbioru dzieci, organizacji strojów karnawałowych dla wnucząt czy przygotowania prezentu-niespodzianki dla żony.

Oczywiście są to polecenia wybiegające daleko poza tradycyjne obowiązki. Asystenci dyrektorów przyznają jednak, że wszystko zależy od „układów” z szefem. Jeśli za dodatkowymi zadaniami, idą premie czy gratyfikacje często się na nie przystają. I choć realizacja zadań specjalnych wiąże się nierzadko z pracą po godzinach część asystentów wyraża zadowolenie z takich obowiązków.

Asystentka dyrektora – zarobki na tle innych stanowisk asystenckich

W ostatnim czasie na rynku pracy nastąpił wysyp stanowisk asystenckich. Niemal każdy dział firmy posiada swoich asystentów lub asystentki. Wynagrodzenia na tym stanowisku różnią się od siebie znacząco. W dużej mierze zależą od działu firmy, jej wielkości oraz lokalizacji. Większe pieniądze otrzymają pracownicy dużych miast, których liczebność przekracza 400 tysięcy mieszkańców.

Asystenci sekretariatów są jednymi z najlepiej opłacanych stanowisk asystenckich. Są to osoby ściśle współpracujące z kierownictwem firmy, dyrektorem, prezesami czykierownikami poszczególnych działów. Zapewniają kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne. Dbają o sprawny przepływ dokumentów, kalendarz wyjazdów i spotkań. Asystenci to często „prawe ręki” kierownictwa. Kluczowe na tych stanowiskach jest wysoka odporność na stres i umiejętność radzenia sobie z nim. Skrupulatność, wysoka organizacja pracy i szczegółowość są również bardzo istotne. Asystenci posiadający specjalne certyfikaty, osobistego asystenta (Personal Assistant) mogą liczyć na wynagrodzenie nawet w granicach 10 tyś. złotych.

Zarobki tego rzędu są najczęściej najwyższymi wśród stanowisk asystenckich. Na zbliżone zarobki mogą liczyć także asystenci działu wsparcia biura.

Asystentka to nie sekretarka!

Zawód asystentki często utożsamiany jest błędnie z zawodem sekretarki. Przyjmowanie gości, parzenie kawy czy odbieranie telefonów to częste wyobrażenie zakresu obowiązków asystentki dyrektora. I choć jest to po części zawód pokrewny sekretarce, jednak pozycja i praca asystentki jest zupełnie inna.

Stanowisko asystenckie wymaga zdecydowanie więcej kompetencji i zaawansowanych predyspozycji niż stanowisko sekretarki.Od asystentki oczekuje się wyższego wykształcenia. Kompetencje asystenckie są również dużo szersze i poważniejsze. Jest to stanowisko samodzielne, często bardzo niezależne. Asystentki pełnią niejednokrotnie funkcję „prawej ręki”, doradzają prezesom czy członkom zarządu. Potrafią aktywnie uczestniczyć w planowaniu strategii działań firmy.

W zawodzie tym niezmiernie ważnymi są cechy osobowościowe takie jak: dokładność, systematyczność, perfekcyjna organizacja czasu pracy. Nie mniej ważnymi są dyskrecja i zaangażowanie. W fachu asystentki dyrektora zawsze liczy się dotychczasowe doświadczenie. To właśnie przepracowane lata są gwarancją szeroko rozwiniętych talentów interpersonalnych: umiejętności pracy w grupie, szybkiego reagowania, komunikatywności. Asystentka musi być samodzielna i szybko i trafnie podejmować niezależne decyzje. Jest także twarzą reprezentacyjną firmy – musi wykazywać się niegnanym wyglądem i prezencją.