Archiwum: organizacja pracy

Dobry duch każdej firmy – asystent dyrektora

asystent dyrektoraDokumenty to jego domena, a wszystkich pracowników i systemy działające w firmie zna jak własną kieszeń. Mowa o asystencie dyrektora, który pełni bardzo ważną rolę w każdym przedsiębiorstwie. Bez niego nic nie funkcjonowałoby tak sprawnie.

Jaki jest zakres obowiązków takiego pracownika?

Prowadzi on sekretariat, a przy tym zapewnia kompleksowe wsparcie dyrektora pod kątem administracyjnym. To właśnie na jego barkach spoczywa kwestia organizacji spotkań, czy przekazywania informacji w strukturach firmy. Niemal każdy asystent dyrektora musi zapewniać odpowiednią komunikację między klientami oraz pracownikami. W związku z tym obsługuje skrzynkę mejlową a także telefony w przedsiębiorstwie. Ponadto zna kalendarz dyrektora na pamięć i to właśnie on planuje jego czasu, tak aby stał się jak najbardziej efektywny. Oczywistym jest to, że również weryfikuje dokumenty, przygotowuje prezentacje i wszelakie pisma. Do obowiązków asystenta dyrektora należy także dbanie o dobry wizerunek firmy.

Rekruterzy od kandydatów na to stanowisko oczekują posiadania dyplomu ukończenia studiów wyższych. Istotna jest też znajomość języka angielskiego, a także niemieckiego. Znajomość zasad funkcjonowania sekretariatu jest także bardzo ważna. Bardzo często mile widziane jest posiadanie doświadczenia na podobnym stanowisku. Obsługa komputera, a przy tym bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office jest bardzo pożądaną umiejętnością. Przy tej pracy istotna jest także łatwość nawiązywania kontaktów, a także zdolność do pracy w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Dobry asystent dyrektora jest na wagę złota.

Ciągłe nadgodziny? Jest na to sposób

nadgodzinyNiekiedy nadmiar obowiązków może przytłaczać pracowników. Nie wiedzą od czego zacząć albo skupiają się tylko na jednej kwestii i nie wyrabiają z pozostałymi. To dotyczy również osób pracujących na stanowisku asystenta dyrektora. Są sposoby na to, aby poprawić swoją sprawność w pracy, a przy tym również skończyć z denerwującymi nadgodzinami

. Od czego zacząć? Od dobrej organizacji. Jeśli Twoją pracą rządzi chaos – nie uporasz się z obowiązkami w krótkim czasie. Warto nie pędzić na oślep, a zatrzymać się na godzinkę i na spokojnie rozplanować działania. Pamiętaj o tym, żeby dostosować zadania do konkretnej pory dnia. Niektórzy ludzie są bardziej kreatywni rano, inni wieczorem. To właśnie należy mieć na uwadze przy organizacji. W Twojej pracy nic nie powinno Cię rozpraszać. Takie elementy wyeliminuj.

Co jeszcze? Wypisz wszystkie zadania, które musisz wykonać, a obok nich napisz ostateczny termin ich wykonania. To pozwoli Ci określić, które z nich są najważniejsze, a które mogą jeszcze trochę poczekać. Jeśli nawet to okaże się być niewystarczające, może powinieneś porozmawiać ze swoim szefem? Dobra organizacja to podstawa, ale nawet jeśli ona Ci nie pomaga, może okazać się, że obowiązków rzeczywiście jest zbyt wiele. Pamiętaj o tym, że Twojemu przełożonemu też zależy na tym, aby zadania były wykonane nie tylko szybko, ale również poprawnie. Może on postanowi, że warto zatrudnić jeszcze jedną osobę, która wspomoże Twoją pracę?

Dobra organizacja podstawą pracy asystenta dyrektora

organizacja pracy asystenta dyrektora

 

Zakres obowiązków asystenta dyrektora jest bardzo szeroki. W zależności od wielkości i specyfiki firmy osoba na tym stanowisku musi sprostać dużej liczbie, różnorakich obowiązków. Dlatego też kluczowym aspektem pracy asystenta dyrektora jest dobra organizacja. Umiejętność ta to nic innego jak odpowiednie zaplanowanie zadań połączone z ich realizacją według ustalonego priorytetu.

 

Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia optymalne funkcjonowanie firmy oraz właściwe zgodne z priorytetem wykonywanie działań. Oznacza to terminową realizację zleceń lub z ewentualnym opóźnieniem zaakceptowanym przez zleceniodawcę. W pracy asystenta zadania pojawiają się niespodziewanie, często w trakcie wykonywania innej czynności. Asystent dyrektora musi wykazać się dużą koncentracją, by  w takich sytuacjach skupić się przede wszystkim na wykonywanym zadaniu i nie popełnić żadnego błędu. Dobra organizacja pracy powinna opierać się na podziale zadań, na określone grupy, w których obowiązuje kryterium priorytetu. Grupy zadaniowe najczęściej dzielone są na cztery kategorie: 1. pilne i ważne, 2. pilne i mało ważne, 3. niepilne i ważne, 4. niepilne i mało ważne. Zadania z grupy „pilne i ważne” posiadają najwyższy priorytet i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia sprawne funkcjonowanie biura oraz tworzy pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, dzięki realizowaniu zobowiązań na czas.