Archiwum: prawa ręka

Dobry duch każdej firmy – asystent dyrektora

asystent dyrektoraDokumenty to jego domena, a wszystkich pracowników i systemy działające w firmie zna jak własną kieszeń. Mowa o asystencie dyrektora, który pełni bardzo ważną rolę w każdym przedsiębiorstwie. Bez niego nic nie funkcjonowałoby tak sprawnie.

Jaki jest zakres obowiązków takiego pracownika?

Prowadzi on sekretariat, a przy tym zapewnia kompleksowe wsparcie dyrektora pod kątem administracyjnym. To właśnie na jego barkach spoczywa kwestia organizacji spotkań, czy przekazywania informacji w strukturach firmy. Niemal każdy asystent dyrektora musi zapewniać odpowiednią komunikację między klientami oraz pracownikami. W związku z tym obsługuje skrzynkę mejlową a także telefony w przedsiębiorstwie. Ponadto zna kalendarz dyrektora na pamięć i to właśnie on planuje jego czasu, tak aby stał się jak najbardziej efektywny. Oczywistym jest to, że również weryfikuje dokumenty, przygotowuje prezentacje i wszelakie pisma. Do obowiązków asystenta dyrektora należy także dbanie o dobry wizerunek firmy.

Rekruterzy od kandydatów na to stanowisko oczekują posiadania dyplomu ukończenia studiów wyższych. Istotna jest też znajomość języka angielskiego, a także niemieckiego. Znajomość zasad funkcjonowania sekretariatu jest także bardzo ważna. Bardzo często mile widziane jest posiadanie doświadczenia na podobnym stanowisku. Obsługa komputera, a przy tym bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office jest bardzo pożądaną umiejętnością. Przy tej pracy istotna jest także łatwość nawiązywania kontaktów, a także zdolność do pracy w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Dobry asystent dyrektora jest na wagę złota.

Nietypowe zadania asystenta dyrektora

Stanowiska asystenckie zwłaszcza przy najwyższych osobach w firmie potrafią zaskoczyć nawet najtrwalszych weteranów branży. Wśród asystentów krążą historie o najdziwniejszych zleceniach służbowych przydzielonych im przez asystent dyrektora i jego nietypowe zadaniaprzełożonych. Wachlarz różnorodnych obowiązków jest naprawdę imponujący. Nierzadko bowiem asystent dyrektora staje się niejako jego conciergem czyli człowiekiem od wszystkiego.

W firmie Diabeł ubiera się u Prady Andrea Sachs jest asystentką bardzo wymagającej redaktor naczelnej Mirandy Priestly. Jednym z zadań Andrei jest m. in. dostarczenie wnuczkom szefowej nieopublikowanej książki Harry Pottera. Asystent dyrektora to osoba do zadań specjalnych, wręcz niemożliwych. Asystenci dyrektorów poza codziennymi obowiązkami, proszeni są często o wykonanie wielu dodatkowych czynności od zakupów, odbioru dzieci, organizacji strojów karnawałowych dla wnucząt czy przygotowania prezentu-niespodzianki dla żony.

Oczywiście są to polecenia wybiegające daleko poza tradycyjne obowiązki. Asystenci dyrektorów przyznają jednak, że wszystko zależy od „układów” z szefem. Jeśli za dodatkowymi zadaniami, idą premie czy gratyfikacje często się na nie przystają. I choć realizacja zadań specjalnych wiąże się nierzadko z pracą po godzinach część asystentów wyraża zadowolenie z takich obowiązków.

Samochód służbowy dla asystenta dyrektora 

samochod sluzbowy

 

Asystent dyrektora to bardzo odpowiedzialne stanowisko. Jako „prawa ręka” najważniejszej osoby w firmie asystentowi powierzany jest cały wachlarz obowiązków. Nierzadko osoby na tym stanowisku wykonują zadania dodatkowe, do których wykonania asystent dyrektora wykorzystuje powierzony samochód służbowy.

 

 

Samochód służbowy jest często traktowany przez pracowników jako prezent czy przywilej. Częstą praktyką jest wykorzystywanie pojazdu służbowego do celów prywatnych. Tymczasem auto firmowe powinno wyć wykorzystywane do celów biznesowych czy zadań zawodowych. Jego użytkowanie do celów prywatnych, zwłaszcza po godzinach pracy przez osoby trzecie jest niedopuszczalne. Pracownik otrzymując auto najczęściej podpisuje z pracodawcą umowę jego użytkowania. I o ile  zrobienie zakupów czy odwiedzenie znajomych w drodze z biura jest akceptowalne, to udostępnianie samochodu służbowego osobom trzecim to złamanie ustaleń z pracodawcą.

Każdy pracownik, w tym asystent dyrektora, powinien mieć świadomość odpowiedzialności ponoszonej za użytkowanie, a w szczególności uszkodzenie samochodu firmowego. Jeśli do stłuczki doszło w momencie prywatnego wykorzystywania auta lub w wyniku złamania przepisów ruchu drogowego wówczas pracodawca może obarczyć pracownika kosztami naprawy. Jeśli do uszkodzenia doszło z winy osób postronnych wówczas koszty pokrywa ubezpieczyciel opłacany przez pracodawcę.

Warto starannie zapoznać się z podpisywaną umową na samochód firmowy. Dokumenty te są często zindywidualizowane i zależne od pracodawcy.

Asystentka dyrektora – zarobki na tle innych stanowisk asystenckich

W ostatnim czasie na rynku pracy nastąpił wysyp stanowisk asystenckich. Niemal każdy dział firmy posiada swoich asystentów lub asystentki. Wynagrodzenia na tym stanowisku różnią się od siebie znacząco. W dużej mierze zależą od działu firmy, jej wielkości oraz lokalizacji. Większe pieniądze otrzymają pracownicy dużych miast, których liczebność przekracza 400 tysięcy mieszkańców.

Asystenci sekretariatów są jednymi z najlepiej opłacanych stanowisk asystenckich. Są to osoby ściśle współpracujące z kierownictwem firmy, dyrektorem, prezesami czykierownikami poszczególnych działów. Zapewniają kompleksowe wsparcie administracyjne i organizacyjne. Dbają o sprawny przepływ dokumentów, kalendarz wyjazdów i spotkań. Asystenci to często „prawe ręki” kierownictwa. Kluczowe na tych stanowiskach jest wysoka odporność na stres i umiejętność radzenia sobie z nim. Skrupulatność, wysoka organizacja pracy i szczegółowość są również bardzo istotne. Asystenci posiadający specjalne certyfikaty, osobistego asystenta (Personal Assistant) mogą liczyć na wynagrodzenie nawet w granicach 10 tyś. złotych.

Zarobki tego rzędu są najczęściej najwyższymi wśród stanowisk asystenckich. Na zbliżone zarobki mogą liczyć także asystenci działu wsparcia biura.

Asystentka to nie sekretarka!

Zawód asystentki często utożsamiany jest błędnie z zawodem sekretarki. Przyjmowanie gości, parzenie kawy czy odbieranie telefonów to częste wyobrażenie zakresu obowiązków asystentki dyrektora. I choć jest to po części zawód pokrewny sekretarce, jednak pozycja i praca asystentki jest zupełnie inna.

Stanowisko asystenckie wymaga zdecydowanie więcej kompetencji i zaawansowanych predyspozycji niż stanowisko sekretarki.Od asystentki oczekuje się wyższego wykształcenia. Kompetencje asystenckie są również dużo szersze i poważniejsze. Jest to stanowisko samodzielne, często bardzo niezależne. Asystentki pełnią niejednokrotnie funkcję „prawej ręki”, doradzają prezesom czy członkom zarządu. Potrafią aktywnie uczestniczyć w planowaniu strategii działań firmy.

W zawodzie tym niezmiernie ważnymi są cechy osobowościowe takie jak: dokładność, systematyczność, perfekcyjna organizacja czasu pracy. Nie mniej ważnymi są dyskrecja i zaangażowanie. W fachu asystentki dyrektora zawsze liczy się dotychczasowe doświadczenie. To właśnie przepracowane lata są gwarancją szeroko rozwiniętych talentów interpersonalnych: umiejętności pracy w grupie, szybkiego reagowania, komunikatywności. Asystentka musi być samodzielna i szybko i trafnie podejmować niezależne decyzje. Jest także twarzą reprezentacyjną firmy – musi wykazywać się niegnanym wyglądem i prezencją.