Archiwum: zadania asystenta

Kim jest i czym zajmuje się osoba pracująca na stanowisku asystenta dyrektora?

kim jest asysten dyrektora i czym się zajmujeAsystent dyrektora to osoba, która zapewnia wsparcie dyrektorowi w różnych przedsiębiorstwach i organizacjach. Owe wsparcie mieści się w zakresie zarządzania i organizacji. Praca na tym stanowisku wiąże się ściśle z pracą biurową. Każdy asystent lub asystentka zajmuje się organizowaniem oraz koordynowaniem spraw związanych z administracyjnymi i logistycznymi kwestiami funkcjonowania stanowiska dyrektora w konkretnym przedsiębiorstwie.

Osoba na stanowisku asystenta dyrektora jest zobowiązana do prowadzenia terminarza, organizowania oraz uzgadniania czasu pracy dyrektora. Ta osoba powinna również przygotowywać dla swojego szefa raporty, prezentacje, wszelkie analizy i zestawienia, dotyczące firmy, w której pracuje. Ale to nie wszystkie obowiązki osoby na tym stanowisku. Asystent dyrektora organizuje i obsługuje różne spotkania oraz konferencje swojego szefa oraz jego podróże służbowe. Taka osoba zapewnia oraz koordynuje informacje oraz ich przepływ w firmie i poza nią. W tym przypadku ważny jest kontakt telefoniczny oraz mejlowy, ale też obieg dokumentów.

Asystent dyrektora dodatkowo dba o wygląd biura i porządek w nim, również dba o stan techniczny urządzeń biurowych. Osoba na tym stanowisku zna niemal wszystkie osoby w firmie, ponieważ ściśle współpracuje ze wszystkimi działami przedsiębiorstwa. To umożliwia asystentowi dyrektora odpowiednią realizację swoich zadań. Poza tym taka osoba również odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie zarządzania projektami, które są w danym czasie prowadzone w firmie. Asystent dyrektora często też reprezentuje swojego szefa przed współpracownikami wewnątrz zakładu pracy oraz wobec kontrahentów zewnętrznych.

Dobra organizacja podstawą pracy asystenta dyrektora

organizacja pracy asystenta dyrektora

 

Zakres obowiązków asystenta dyrektora jest bardzo szeroki. W zależności od wielkości i specyfiki firmy osoba na tym stanowisku musi sprostać dużej liczbie, różnorakich obowiązków. Dlatego też kluczowym aspektem pracy asystenta dyrektora jest dobra organizacja. Umiejętność ta to nic innego jak odpowiednie zaplanowanie zadań połączone z ich realizacją według ustalonego priorytetu.

 

Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia optymalne funkcjonowanie firmy oraz właściwe zgodne z priorytetem wykonywanie działań. Oznacza to terminową realizację zleceń lub z ewentualnym opóźnieniem zaakceptowanym przez zleceniodawcę. W pracy asystenta zadania pojawiają się niespodziewanie, często w trakcie wykonywania innej czynności. Asystent dyrektora musi wykazać się dużą koncentracją, by  w takich sytuacjach skupić się przede wszystkim na wykonywanym zadaniu i nie popełnić żadnego błędu. Dobra organizacja pracy powinna opierać się na podziale zadań, na określone grupy, w których obowiązuje kryterium priorytetu. Grupy zadaniowe najczęściej dzielone są na cztery kategorie: 1. pilne i ważne, 2. pilne i mało ważne, 3. niepilne i ważne, 4. niepilne i mało ważne. Zadania z grupy „pilne i ważne” posiadają najwyższy priorytet i powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Dobra organizacja pracy asystenta dyrektora zapewnia sprawne funkcjonowanie biura oraz tworzy pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa, dzięki realizowaniu zobowiązań na czas.

Nietypowe zadania asystenta dyrektora

Stanowiska asystenckie zwłaszcza przy najwyższych osobach w firmie potrafią zaskoczyć nawet najtrwalszych weteranów branży. Wśród asystentów krążą historie o najdziwniejszych zleceniach służbowych przydzielonych im przez asystent dyrektora i jego nietypowe zadaniaprzełożonych. Wachlarz różnorodnych obowiązków jest naprawdę imponujący. Nierzadko bowiem asystent dyrektora staje się niejako jego conciergem czyli człowiekiem od wszystkiego.

W firmie Diabeł ubiera się u Prady Andrea Sachs jest asystentką bardzo wymagającej redaktor naczelnej Mirandy Priestly. Jednym z zadań Andrei jest m. in. dostarczenie wnuczkom szefowej nieopublikowanej książki Harry Pottera. Asystent dyrektora to osoba do zadań specjalnych, wręcz niemożliwych. Asystenci dyrektorów poza codziennymi obowiązkami, proszeni są często o wykonanie wielu dodatkowych czynności od zakupów, odbioru dzieci, organizacji strojów karnawałowych dla wnucząt czy przygotowania prezentu-niespodzianki dla żony.

Oczywiście są to polecenia wybiegające daleko poza tradycyjne obowiązki. Asystenci dyrektorów przyznają jednak, że wszystko zależy od „układów” z szefem. Jeśli za dodatkowymi zadaniami, idą premie czy gratyfikacje często się na nie przystają. I choć realizacja zadań specjalnych wiąże się nierzadko z pracą po godzinach część asystentów wyraża zadowolenie z takich obowiązków.