Latest Posts

Asystentka czy asystent? Koniec z utartymi schematami

asystentka czy asystentPrzez wiele lat uważało się, że każdy dyrektor musi posiadać asystentkę. Te czasy odeszły w niepamięć, bowiem teraz płeć nie ma większego znaczenia. Liczą się inne kwestie, takie jak zaradność, dobra organizacja i szybkość w podejmowaniu decyzji.

A czym tak naprawdę na co dzień zajmuje się osoba obejmująca stanowisko asystenta dyrektora? Z pewnością nieustannie koordynuje przepływ informacji, nierzadko na płaszczyźnie nie tylko krajowej, ale i również zagranicznej. Wpływ na to oczywiście ma charakter firmy, w której pracownik jest zatrudniony. Właśnie ze względu na to często asystent musi również wspierać różne działy w komunikacji obcojęzycznej, a także tłumaczyć różne spotkania i korespondencję. To stanowisko wiąże się z ciągłym tworzeniem raportów oraz koordynacją aspektów organizacyjnych spotkań i wyjazdów dyrektora. Ponadto szef ma możliwość zlecanie innych działań takiemu pracownikowi, w zależności od aktualnych potrzeb. Wszystko zależy od tego czym aktualnie w przedsiębiorstwie musi zajmować się sam dyrektor.

Względem asystentów wymagania są dość wysokie, otóż świetna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie to podstawa. Ponadto liczy się również znajomość pakietów programu Microsoft Office, takich jak Word, Excel, czy też Power Point. Oczywistym aspektem jest również fakt posiadania umiejętności organizacyjnych. Asystent powinien być dokładny, sumienny, systematyczny, a także rzetelny.

Dobry duch każdej firmy – asystent dyrektora

asystent dyrektoraDokumenty to jego domena, a wszystkich pracowników i systemy działające w firmie zna jak własną kieszeń. Mowa o asystencie dyrektora, który pełni bardzo ważną rolę w każdym przedsiębiorstwie. Bez niego nic nie funkcjonowałoby tak sprawnie.

Jaki jest zakres obowiązków takiego pracownika?

Prowadzi on sekretariat, a przy tym zapewnia kompleksowe wsparcie dyrektora pod kątem administracyjnym. To właśnie na jego barkach spoczywa kwestia organizacji spotkań, czy przekazywania informacji w strukturach firmy. Niemal każdy asystent dyrektora musi zapewniać odpowiednią komunikację między klientami oraz pracownikami. W związku z tym obsługuje skrzynkę mejlową a także telefony w przedsiębiorstwie. Ponadto zna kalendarz dyrektora na pamięć i to właśnie on planuje jego czasu, tak aby stał się jak najbardziej efektywny. Oczywistym jest to, że również weryfikuje dokumenty, przygotowuje prezentacje i wszelakie pisma. Do obowiązków asystenta dyrektora należy także dbanie o dobry wizerunek firmy.

Rekruterzy od kandydatów na to stanowisko oczekują posiadania dyplomu ukończenia studiów wyższych. Istotna jest też znajomość języka angielskiego, a także niemieckiego. Znajomość zasad funkcjonowania sekretariatu jest także bardzo ważna. Bardzo często mile widziane jest posiadanie doświadczenia na podobnym stanowisku. Obsługa komputera, a przy tym bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office jest bardzo pożądaną umiejętnością. Przy tej pracy istotna jest także łatwość nawiązywania kontaktów, a także zdolność do pracy w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Dobry asystent dyrektora jest na wagę złota.

Ciągłe nadgodziny? Jest na to sposób

nadgodzinyNiekiedy nadmiar obowiązków może przytłaczać pracowników. Nie wiedzą od czego zacząć albo skupiają się tylko na jednej kwestii i nie wyrabiają z pozostałymi. To dotyczy również osób pracujących na stanowisku asystenta dyrektora. Są sposoby na to, aby poprawić swoją sprawność w pracy, a przy tym również skończyć z denerwującymi nadgodzinami

. Od czego zacząć? Od dobrej organizacji. Jeśli Twoją pracą rządzi chaos – nie uporasz się z obowiązkami w krótkim czasie. Warto nie pędzić na oślep, a zatrzymać się na godzinkę i na spokojnie rozplanować działania. Pamiętaj o tym, żeby dostosować zadania do konkretnej pory dnia. Niektórzy ludzie są bardziej kreatywni rano, inni wieczorem. To właśnie należy mieć na uwadze przy organizacji. W Twojej pracy nic nie powinno Cię rozpraszać. Takie elementy wyeliminuj.

Co jeszcze? Wypisz wszystkie zadania, które musisz wykonać, a obok nich napisz ostateczny termin ich wykonania. To pozwoli Ci określić, które z nich są najważniejsze, a które mogą jeszcze trochę poczekać. Jeśli nawet to okaże się być niewystarczające, może powinieneś porozmawiać ze swoim szefem? Dobra organizacja to podstawa, ale nawet jeśli ona Ci nie pomaga, może okazać się, że obowiązków rzeczywiście jest zbyt wiele. Pamiętaj o tym, że Twojemu przełożonemu też zależy na tym, aby zadania były wykonane nie tylko szybko, ale również poprawnie. Może on postanowi, że warto zatrudnić jeszcze jedną osobę, która wspomoże Twoją pracę?

Co sprawdzić przed rozmową kwalifikacyjną?

rozmowa kwalifikacyjnaRekruterzy mają często wysokie wymagania już na samym początku względem kandydatów na stanowisko w konkretnym przedsiębiorstwie. Dobrze przygotowana osoba jest postrzegana jako zaangażowana, a przede wszystkim zainteresowana ofertą pracy. Jeśli pokażesz, że traktujesz poszukiwania pracy na poważnie, wyjdzie Ci to na plus. Te zasady dotyczą również osób ubiegających się o stanowisko asystenta dyrektora.

Jakich informacji poszukiwać w trakcie przygotowywania się do rozmowy kwalifikacyjnej? Pierwsze i bardzo istotne to wizja, misja oraz wartości jakimi kieruje się przedsiębiorstwo. Musisz wiedzieć, czy utożsamiasz się z zespołem oraz samą firmą. Nawet w korporacjach dopasowanie kandydata jest bardzo istotne. Czasami nawet tak bardzo jak jego doświadczenie. Z pewnością powinieneś orientować się w temacie tego jakie produkty oraz usługi oferuje Twój potencjalny pracodawca. Dotyczy to również realizowanych projektów. Wielu rekruterów nawiązuje do ostatnich działań firmy, aby dowiedzieć się, czy potencjalny pracownik jest na bieżąco.

Mile widziana będzie także znajomość branżowych wydarzeń. One mają duży wpływ na pracę wielu przedsiębiorstw. Bezpośrednio i pośrednio oddziałują na biznes. Warto o tym pamiętać i sprawdzić również informacje dotyczące tego tematu.

Z powodu depresji również można uzyskać zwolnienie lekarskie

depresjaJakie są objawy depresji? Smutek oraz przygnębienie. Wtedy człowiek ma nieustanne przekonanie, że jego sytuacja już nigdy się nie poprawi. Z tą dolegliwością mogą mierzyć się także asystenci dyrektorów. A wpływ na nią może mieć stres, nadmiar obowiązków oraz problemy osobiste.

Podczas doświadczania takiego stanu chory traci motywację do działania. Przy szukaniu pomocy powinien udać się do psychologa albo psychiatry. W tym przypadku lekarz może wystawić zaświadczenie o niezdolności do pracy. Warto wiedzieć również o tym, że z treści takiego zwolnienia nie będzie wynikać na co chorujemy, a my jako pracownicy nie mamy obowiązku tłumaczenia tego pracodawcy.

Depresja jest chorobą, a na tzw. L4 pracownik może przebywać przez 182 dni i pobierać z tego tytułu zasiłek chorobowy w wysokości 80% wypłaty. Oczywiście jakiekolwiek próby symulacji tej przypadłości będą zwykłym oszustwem, a ZUS ma prawo do tego, aby skontrolować, czy zaświadczenie było wystawione zasadnie.

Najlepiej jest dbać o siebie i zapobiegać depresji. Jak to robić? Ważne jest zachowanie równowagi pomiędzy pracą a wypoczynkiem. Frustracja wywołana przez przepracowanie oraz niezadowolenie z działań, które zostały podjęte zawodowo może prowadzić do rozwoju depresji. Dlatego praca, którą wykonujemy powinna być odpowiednio dobrana. Najlepiej w taki sposób, aby sprawiała przyjemność pracownikowi. Na każdym kroku powinniśmy również doceniać to co pozytywne oraz dobre w naszym życiu. Dobroczynny wpływ na nasze samopoczucie będzie miała także aktywność fizyczna. Dotleniony organizm lepiej radzi sobie ze stresem.

Asystent dyrektora i mailowe dylematy

pisanie mailiKto jak kto, ale asystent dyrektora savoir-vivre w mailach powinien mieć opanowany w małym paluszku. Wśród podstawowych elementów służbowych maili z pewnością znajduje się bardzo precyzyjnie określony temat, powitanie, pożegnanie, a także podpis. O tym nie wolno zapomnieć. Jednak istnieją również inne aspekty, o której warto pamiętać.

Konstrukcja korespondencji służbowej dotyczy także kandydatów na stanowisko asystenta dyrektora. Bowiem potencjalny szef będzie nas oceniał nie tylko na podstawie dokumentów aplikacyjnych, ale również po tym w jaki sposób je przekażemy. Mail, w którym wysyłamy CV musi mieć zachowaną odpowiednią formę. Ogromne znaczenie będzie miał tytuł. Natomiast przy rozpoczęciu maila należy wiedzieć o tym, że sformułowanie „Witam” nie jest odpowiednie. Znacznie lepiej jest rozpocząć wiadomość od zwrotu „Szanowni Państwo”. Nie można również zapomnieć o wymienieniu informacji o tym, gdzie znaleźliśmy informację o ofercie pracy.

Warto wiedzieć, że to w jaki sposób mailujemy do naszych współpracowników ma wpływ na to w jaki sposób ci będą nas postrzegać. Temat powinien być krótki i klarowany, dzięki temu adresat w szybki sposób zorientuje się w jakim celu do niego piszemy. Treść musi być jasna i napisana poprawnie. Skróty oraz emotikony mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy. Niekiedy wydadzą się także niestosowne. Każdą oficjalną wiadomość warto zakończyć uprzejmym zwrotem „Z poważaniem”, bądź „Z wyrazami szacunku”. Nie zapominamy także o podpisie.

Asystent dyrektora sprzedaży to praca dla ludzi o mocnych nerwach

asystent dyrektora sprzedażyWiele firm poszukuje ambitnych osób, które będą stanowić wsparcie dla działu sprzedaży i zostaną asystentami dyrektora sprzedaży. Ten zawód jest bardzo trudny i dla niejednego człowieka jest nie lada wyzwaniem.

Do podstawowych obowiązków osoby na stanowisku należy wsparcia dyrektora sprzedaży w zakresie opieki nad klientami kluczowymi. Jest to zadanie numer jeden, można je nazwać tym priorytetowym. Kolejny obowiązek to kontakt z działami takimi jak produkcja, realizacja, marketing, czy biuro. Dobry kontakt między działami w danym przedsiębiorstwie to podstawa i prowadzi do szybkiego sukcesu firmy na rynku. Jednym z zadań asystenta dyrektora jest także realizacja bieżących działań na przykład handlowych, operacyjnych, organizacyjnych czy nawet reprezentacyjnych.

Kiedy dyrektor jest na urlopie czy zachoruje, to właśnie asystent go zastępuje, również w kontakcie z klientami. Oczywiście asystent dyrektora powinien także przygotowywać wszelkie zestawienia, analizy, raporty, pisma oraz prezentacje.

Od kandydatów natomiast najczęściej oczekuje wyższego wykształcenia oraz znajomości kilku języków obcych. Wśród najczęściej wymaganych jest język angielskie, niemiecki, francuski a nawet hiszpański. Znajomość języków obcych jest bardzo potrzebna na dzisiejszym rynku pracy. Od asystenta dyrektora wymaga się także posiadania prawa jazdy.

Chcesz zostać asystentem dyrektora? Sprawdź na czym będą polegać Twoje obowiązki

obowiązki asystenta dyrektoraWbrew pozorom bycie asystentem dyrektora wcale nie należy do najłatwiejszych zadań. Osoba na tym stanowisku musi wykazać się niemałym zaangażowaniem. W końcu nieustannie wspiera dyrektora w zakresie realizacji bieżących działań. Nie tylko biznesowych, ale również handlowych, operacyjnych, czy nawet reprezentacyjnych.

Oprócz tego asystent dyrektora jest zobowiązany do przygotowywanie przeróżnych zestawień, analiz, raportów, pism i prezentacji. Często musi to robić w obcym języku, na przykład angielskim, czy niemieckim. Coraz częściej jest to również język włoski, francuski, a nawet hiszpański.

Co jeszcze? Osoba pracująca na tym stanowisku powinna wspierać, a czasami też koordynować pracą konkretnych działów. Współpracuje również z działami operacyjnymi firmy. Niekiedy też musi bezpośrednio i pośrednio kontaktować się z poszczególnymi klientami. Ani trochę nie brzmi to na łatwą pracę.

Wśród wymagań pracodawcy wymagają wykształcenia wyższego, często ukierunkowanego na branżę, w której działa konkretne przedsiębiorstwo. Oczywiście niezbędnym aspektem jest znajomość języka obcego w mowie i piśmie. Minimum stanowi poziom B2. Pracodawcy oczekują, aby kandydat na stanowisko asystenta dyrektora posiadał prawo jazdy kategorii B i był mobilny. Musi na bardzo wysokim poziomie obsługiwać pakiet Microsoft Office. W tym również program Excel. Ponadto kandydat powinien umiejętnie planować oraz koordynować wiele zdań. Co za tym idzie musi być doskonale zorganizowany, pracować systematycznie i przede wszystkim być konsekwentnym w swoich działaniach.

Asystent dyrektora centrum logistycznego – na czym polega praca osoby na tym stanowisku i czego się od niej oczekuje?

asystent dyrektora centrum logistycznegoOsoba pracująca na stanowisku asystenta dyrektora centrum logistycznego musi stawić czoła wielu zadaniom, które niekiedy są bardzo trudne i skomplikowane. Wśród wymienianych zadań przez pracodawców znajdują się poniższe obowiązki. Prace administracyjne, które są związane z bieżącą obsługą centrum logistycznego. Kolejnym zadaniem jest również bieżące wsparcie dyrektora w jego codziennych obowiązkach. Asystent powinien też bezproblemowo wprowadzać do systemu faktury i dekretować koszty, które są związane bezpośrednio z obsługą centrum logistycznego. Musi liczyć się też z nadzorowaniem korespondencji nie tylko przychodzącej, ale też wychodzącej.

Kolejnym ważnym aspektem jego pracy jest dbanie o nienaganny obieg dokumentów w firmy i poza nią oraz ich archiwizacja. Nie ulega nawet wątpliwości, że w takich firmach asystent zajmuje się też organizacją i planowaniem wszelkich spotkań dyrektora. Dodatkowo powinien też zamawiać artykuły biurowe i sprawdzać ich stan ilościowy w biurze.

Pracownik na tym stanowisku musi liczyć się też z tym, że niekiedy będzie musiał reprezentować swojego szefa przed pracownikami firmy oraz osobami z zewnątrz. Reasumując jest on prawą ręka dyrektora.

Co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektora?

co należy do zadań zawodowych asystenta dyrektoraWydawać by się mogło, że asystent dyrektora to stanowisko niskich lotów, które nie wymaga szczególnych umiejętności. Nic bardziej mylnego. Jest to bardzo odpowiedzialna praca, która wymaga od osoby pracującej na tym stanowisku ciągłego skoncentrowania oraz niezachwianej uwagi.

Do jej obowiązków należy między innymi przygotowywanie różnorakich zestawień, prezentacji, sprawozdań, raportów oraz analiz, które wszystkie są związane z działalnością firmy. One wszystkie muszą być bardzo starannie wykonane, aby odzwierciedlany stan rzeczywisty. Dyrektor musi mieć pewność, że te zestawienia są wykonane sumiennie. Kolejnym zadaniem jest organizacja czasu pracy dyrektora. W tym celu jego asystent często prowadzi terminarz, w którym zapisuje wszelkie spotkania, na których powinien pojawić się jego szef. Kolejnym zadaniem należącym do obowiązków asystenta jest zapewnienie odpowiedniego obiegu dokumentów, według wytycznych i standardów zachodzących w danej firmie.

Następnym ważnym zadaniem jest przyjmowanie, segregowanie, rozdzielanie, kopiowanie oraz archiwizowanie korespondencji, która przychodzi do biura dyrektora. Istotne jest również organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP.